ATS-koppeling: zo verbind je je ATS met je andere tools

Met een ATS-koppeling stuurt je Applicant Tracking System automatisch gegevens naar andere software en krijgt het ook gegevens terug. Je vacatures staan dan zonder knippen en plakken op je werken-bij-site, sollicitaties komen vanzelf als kandidaat in je ATS terecht en een gesprek via WhatsApp eindigt als samenvatting in het juiste dossier. In dit artikel lees je welke soorten koppelingen er zijn en wanneer je met Zapier koppelt en wanneer met een API. Je krijgt een stappenplan voor de inrichting en je leest wat de AVG van je vraagt, zodat de koppeling niet alleen werkt maar ook blijft werken.

Kort samengevat

• Een ATS-koppeling wisselt vacatures, kandidaten, sollicitaties, statussen en documenten uit tussen je ATS en andere systemen, meestal via een API of webhooks.
• Je hebt grofweg drie routes: een kant-en-klare (native) integratie, een eigen API-koppeling of een integratieplatform zoals Zapier.
• Voor de meeste werkgevers en bureaus is Zapier de snelste route: zonder ontwikkelaar, met filters en vertakkingen, en binnen een middag te testen.
• Begin altijd met een datamapping: welk veld hoort bij welk veld, en welk systeem is leidend?
• Neem de AVG vanaf het ontwerp mee: koppel alleen wat nodig is, beperk de toegang en zorg dat bewaartermijnen in beide systemen kloppen.

Inhoudsopgave

• Wat een ATS-koppeling precies doet
• Welke gegevens je via een koppeling uitwisselt
• Drie manieren om je ATS te koppelen
• ATS koppelen met Zapier: zo bouw je het op
• Stappenplan: van datamapping tot livegang
• Privacy en beveiliging: wat de AVG van een koppeling vraagt
• Veelvoorkomende problemen en hoe je ze oplost
• Waarom wij je ATS laten staan
• Evaa koppelen aan je ATS
• Veelgestelde vragen
• Bronnen

Wat een ATS-koppeling precies doet

Een ATS is het centrale systeem waarin je vacatures, kandidaten en de stappen van je selectieproces bijhoudt. Wil je weten wat een ATS verder allemaal doet en of je er een nodig hebt, lees dan eerst wat een ATS is en wanneer je er een nodig hebt. Een koppeling zorgt ervoor dat dat centrale systeem niet op een eiland staat.

Zonder koppeling werkt elke tool apart: de sollicitatie komt binnen via een formulier, iemand zet de gegevens over in het ATS, een recruiter belt de kandidaat, krijgt de voicemail, probeert het later opnieuw en typt na het gesprek de antwoorden over. Elke overstap kost tijd en levert typfouten op. Met een koppeling gaat dat automatisch: zodra er iets gebeurt in het ene systeem, reageert het andere.

Technisch gezien praten systemen met elkaar via een API (Application Programming Interface): een afspraak over hoe software gegevens opvraagt en verstuurt. Moderne ATS-systemen gebruiken vaak HTTP-API’s, beschreven volgens de OpenAPI Specification, zodat vastligt welke endpoints en velden er zijn. Daarnaast gebruiken veel systemen webhooks: het ATS stuurt dan zelf een bericht naar een ander systeem zodra er iets gebeurt, bijvoorbeeld een nieuwe sollicitatie. Dat is efficiënter dan steeds opnieuw vragen of er iets veranderd is.

Welke gegevens je via een koppeling uitwisselt

Via een ATS-koppeling kun je vacatures, kandidaten, sollicitaties, interviews, beoordelingen, assessments en documenten uitwisselen. Dat betekent niet dat je alles moet koppelen. Kijk per systeem welke richting de gegevens op gaan en wat er echt nodig is.

De tweede rij is de koppeling waar recruiters vaak de meeste tijd mee winnen. Het eerste contact na een sollicitatie is het moment waarop je kandidaten verliest: je belt, krijgt geen gehoor en de kandidaat heeft intussen al bij een ander gereageerd. Hoe je WhatsApp en je ATS samen laat werken lees je in ons stuk over WhatsApp koppelen aan je ATS.

Drie manieren om je ATS te koppelen

Niet elke koppeling vraagt om een ontwikkelaar. Welke route past, hangt af van wat je ATS ondersteunt, hoeveel volume je hebt en hoeveel maatwerk je nodig hebt.

Native integratie

Veel ATS-leveranciers bieden kant-en-klare koppelingen met bekende tools. Je zet ze aan in de instellingen, logt in bij het andere systeem en kiest welke gegevens meegaan. Dat is de makkelijkste route, maar je bent afhankelijk van wat de leverancier heeft gebouwd. Mist er een veld, dan kun je dat zelf meestal niet toevoegen.

Eigen API-koppeling

Biedt je ATS een open API, dan kan een ontwikkelaar een koppeling op maat bouwen. Je bepaalt precies welke velden meegaan, hoe vaak en onder welke voorwaarden. Dat geeft de meeste controle, maar het kost ontwikkeltijd en iemand moet de koppeling onderhouden als een van beide systemen verandert.

Integratieplatform zoals Zapier

Een integratieplatform of middleware zit tussen je systemen in. Je klikt een workflow in elkaar: als er in systeem A iets gebeurt, doe dan dit in systeem B. Zapier is daarvan het bekendste voorbeeld en ondersteunt een groot aantal ATS-systemen. Het principe is hetzelfde als bij andere vormen van workflowautomatisering zonder ontwikkelaars: een gebeurtenis in het ene systeem zet automatisch acties in gang in het andere, met filters en vertakkingen die bepalen wat er waarheen gaat.

ATS koppelen met Zapier: zo bouw je het op

In Zapier heet een workflow een Zap. Elke Zap begint met een trigger (de gebeurtenis die de workflow start) en heeft een of meer acties. Voor ATS-koppelingen zijn webhooks vaak de trigger: met de trigger “Catch Hook” van Webhooks by Zapier krijg je een unieke URL waar een ander systeem gegevens naartoe stuurt zodra er iets gebeurt.

Een voorbeeld uit de praktijk: een kandidaat solliciteert, krijgt binnen een paar minuten een WhatsApp-bericht, beantwoordt de vragen voor de vacature en komt daarna met een samenvatting in het ATS terecht. Zo bouw je dat op:

1. Kies de trigger. Bijvoorbeeld: een kandidaat heeft het WhatsApp-gesprek afgerond, of een nieuwe sollicitatie komt binnen via een formulier of webhook.
2. Test de trigger met echte voorbeeldgegevens. Zapier haalt een voorbeeld op, zodat je ziet welke velden beschikbaar zijn: naam, telefoonnummer, e-mail, vacature, antwoorden en samenvatting.
3. Voeg een filter toe. Laat alleen kandidaten door die aan de harde eisen voldoen, of alleen sollicitaties waar de verplichte velden zijn ingevuld.
4. Splits waar nodig met paden. Een veelgebruikte vertakking: is er een cv meegestuurd of niet? Met cv maak je direct een volledig kandidaatprofiel aan, zonder cv zet je de kandidaat in een aparte status.
5. Kies de actie in je ATS. Meestal “kandidaat aanmaken” of “kandidaat bijwerken”. Koppel elk veld uit de trigger aan het juiste veld in het ATS.
6. Zoek eerst, maak daarna aan. Laat Zapier eerst zoeken of de kandidaat al bestaat (op e-mail of telefoonnummer). Zo voorkom je dubbele profielen als iemand op twee vacatures reageert.
7. Log het resultaat. Schrijf bijvoorbeeld elke run weg naar een spreadsheet of stuur een melding naar je team, zodat je ziet dat de koppeling draait.
8. Test met meerdere scenario’s en zet de Zap aan. Test een geschikte kandidaat, een ongeschikte kandidaat en een sollicitatie met ontbrekende gegevens.

Houd bij het kiezen van een Zapier-abonnement rekening met je volume. Elke stap die een actie uitvoert, telt mee in je verbruik. Reken dus uit hoeveel sollicitaties je per maand verwacht en hoeveel stappen je Zap heeft, voordat je kiest. Hoe je een recruitmentchatbot specifiek aan je ATS koppelt, lees je in recruitmentchatbot met ATS koppelen.

Stappenplan: van datamapping tot livegang

Of je nu via Zapier of een API koppelt, de inrichting volgt dezelfde logica. Een integratie begint met een datamapping: je legt vast welk veld in het ATS bij welk veld in het andere systeem hoort, en welk systeem de leidende bron is.

1. Beschrijf het proces voordat je de techniek kiest. Welke gebeurtenis start de koppeling, wat moet er daarna gebeuren en wie heeft er last van als het misgaat? Een koppeling op een rommelig proces maakt alleen maar sneller rommel.
2. Maak de datamapping. Zet in een tabel naast elkaar: veld in systeem A, veld in systeem B, formaat (tekst, datum, keuzelijst) en verplicht of niet. Let vooral op keuzelijsten: “Rotterdam” in je formulier moet ook bestaan als locatie in je ATS.
3. Bepaal de leidende bron per gegeven. Is het ATS de waarheid over de status van een kandidaat, of je chattool? Leg het vast, anders overschrijven systemen elkaars gegevens.
4. Beperk de koppeling tot wat nodig is. Stuur geen volledig cv mee als het andere systeem alleen naam en telefoonnummer gebruikt.
5. Regel toegang en sleutels. Gebruik een apart account of een aparte API-sleutel voor de koppeling, met alleen de rechten die nodig zijn.
6. Test complete scenario’s, ook met fouten. Niet alleen “het werkt”, maar ook: wat gebeurt er als een verplicht veld leeg is, als de kandidaat al bestaat of als het ATS even niet bereikbaar is?
7. Wijs een eigenaar aan. Leg vast waar foutmeldingen terechtkomen en wie ze oplost.
8. Ga gefaseerd live. Start met één vacature of één vestiging, kijk een week mee en schaal daarna op.

Neem de tijd voor stap 6. Een gehaaste livegang zonder uitgebreide acceptatietesten met echte praktijkscenario’s vergroot de kans op fouten die kandidaten zien, zoals een dubbele uitnodiging of een afwijzing aan de verkeerde persoon.

Privacy en beveiliging: wat de AVG van een koppeling vraagt

Een ATS-koppeling verplaatst persoonsgegevens van sollicitanten. Daarmee valt ze volledig onder de AVG. De AVG-handleiding van de Rijksoverheid (versie van 15 april 2023) noemt onder meer rechtmatige en transparante verwerking, doelbinding, minimale gegevensverwerking, juistheid, opslagbeperking en passende beveiliging. De handleiding koppelt dat ook aan privacy by design: gegevensminimalisatie en toegangsbeperking horen dus al in het ontwerp van je koppeling, niet pas achteraf.

Vertaald naar de praktijk betekent dat:

• Bewaartermijnen gelden in elk systeem. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens verwijder je gegevens van afgewezen sollicitanten uiterlijk 4 weken na het einde van de procedure, tenzij de sollicitant toestemming geeft om ze maximaal 1 jaar te bewaren. Verwijder je een kandidaat in je ATS, controleer dan of de kopie in je chattool, spreadsheet of Zapier-log ook verdwijnt.
• Geef de koppeling minimale rechten. Werk met token-gebaseerde toegang en alleen de gegevens die het proces nodig heeft. Loopt de koppeling via een login met OAuth, vraag dan de kleinst mogelijke scopes en breid pas uit als een functie dat echt nodig heeft.
• Ruim periodiek op. Controleer elk kwartaal welke koppelingen, sleutels en accounts actief zijn en trek toegang in die niemand meer gebruikt, bijvoorbeeld van een oud-collega of een proef die nooit live is gegaan.
• Leg afspraken vast met leveranciers. Elke tool die sollicitantgegevens verwerkt, is een verwerker. Zorg voor een verwerkersovereenkomst.

Werk je ook met AI om kandidaten te beoordelen of samen te vatten, lees dan waar je op let bij AI in recruitment en de AVG. Twijfel je of je grondslag of bewaartermijn klopt voor jouw situatie, leg je opzet dan voor aan je functionaris gegevensbescherming of een privacyjurist voordat je live gaat.

Veelvoorkomende problemen en hoe je ze oplost

De meeste koppelingen gaan niet in één keer kapot. Ze lopen stilletjes uit de pas. Zonder inzicht in waarom een integratie faalt, kan een systeem dagenlang ongemerkt gegevens verkeerd verwerken. Dit zijn de problemen die we het vaakst tegenkomen, met de oplossing:

De rode draad: bouw controle in. Een koppeling die meldt dat ze faalt, is beter dan een koppeling die stil faalt.

Waarom wij je ATS laten staan

We zien vaak dat werkgevers en bureaus denken dat ze een nieuw ATS nodig hebben, terwijl het probleem ergens anders zit: niet in het opslaan van kandidaten, maar in het eerste contact. Een sollicitant reageert 's avonds, de recruiter belt de volgende ochtend, krijgt de voicemail en twee dagen later is de kandidaat uit beeld. Daar lost een ander ATS weinig aan op.

Daarom hebben we Evaa zo gebouwd dat het naast je bestaande ATS werkt, niet ervoor in de plaats. Evaa start via de officiële WhatsApp Business API van Meta binnen vijf minuten na een sollicitatie een gesprek, ook buiten werktijden. Het stelt de vragen die bij die vacature horen, volgt zelf op als de kandidaat niet reageert en selecteert voor op de harde eisen. De antwoorden vat het samen in een overzichtelijk kandidatenbord, waar collega’s kunnen meekijken en opmerkingen toevoegen. Via Zapier gaat dat resultaat door naar het ATS dat je al gebruikt.

Onze overtuiging: de beste ATS-koppeling is er een die je proces versnelt zonder dat je team een nieuw systeem hoeft te leren. Je recruiters blijven werken waar ze gewend zijn, maar krijgen kandidaten binnen die al gesproken en voorgeselecteerd zijn. Twijfel je of je überhaupt een volledig ATS nodig hebt, lees dan onze vergelijking mini-ATS versus volledig ATS.

- User

Evaa koppelen aan je ATS

Wil je dat elke sollicitant binnen vijf minuten een WhatsApp-bericht krijgt en daarna als samengevat profiel in je ATS staat? Met Evaa doe je dat zonder je ATS te vervangen en zonder eigen WhatsApp-nummer. De koppeling met je ATS loopt via Zapier en het geheel is AVG-proof ingericht.

Je begint met een gratis proefperiode. Daarna kies je een pakket dat past bij je team: Starter voor € 197 per maand, Groei voor € 497 per maand of Pro voor € 897 per maand. Voor recruitment- en uitzendbureaus met meerdere opdrachtgevers is er een Agency-pakket op maat. Bekijk alle pakketten en prijzen, of lees eerst hoe een ATS met WhatsApp koppelen er in de praktijk uitziet.

Veelgestelde vragen

Heb ik een ontwikkelaar nodig om mijn ATS te koppelen?

Niet altijd. Biedt je ATS een native integratie of wordt het ondersteund door Zapier, dan richt je de koppeling zelf in met een paar klikken. Een ontwikkelaar heb je vooral nodig voor een eigen API-koppeling met specifieke eisen of heel hoge volumes.

Wat is het verschil tussen een API en een webhook?

Via een API vraagt het ene systeem gegevens op of stuurt het gegevens naar het andere. Een webhook werkt andersom: het systeem stuurt zelf een bericht zodra er iets gebeurt, zoals een nieuwe sollicitatie. Veel koppelingen gebruiken beide: een webhook als startsein en de API om daarna gegevens aan te maken of bij te werken.

Kan ik mijn ATS koppelen als het niet in Zapier staat?

Vaak wel. Heeft je ATS een API of kan het webhooks versturen, dan kun je in Zapier met de webhook-functies alsnog een koppeling bouwen. Kan het ATS geen van beide, vraag de leverancier dan naar een export of feed, of overweeg of een eenvoudiger kandidatenoverzicht voor jouw volume volstaat.

Hoe lang duurt het om een ATS-koppeling in te richten?

Een eenvoudige Zap met één trigger en één actie staat er in een middag, inclusief testen. Reken voor een koppeling met filters, vertakkingen en duplicaatcontrole op een paar dagen, vooral voor het testen van foutscenario’s. Een eigen API-koppeling kost meestal weken.

Moet ik mijn kandidaten vertellen dat systemen gekoppeld zijn?

Je moet kandidaten transparant informeren over welke gegevens je verwerkt, waarvoor en hoe lang. Vermeld in je privacyverklaring voor sollicitanten welke tools je gebruikt om contact op te nemen en kandidaten te beheren. Zo weet de kandidaat waar zijn gegevens terechtkomen.

Bronnen

Recruitmenttech.nl: Hoe koppel je een ATS aan een HR-systeem of HRIS? Recruitmenttech.nl: Hoe werkt een API-koppeling met een ATS? Recruitmenttech.nl: Grootste fouten bij ATS-implementatie Zapier: Trigger Zaps from webhooks Zapier: Create candidate record from funnel submissions into ATS Autoriteit Persoonsgegevens: Sollicitaties Rijksoverheid: Handleiding Algemene verordening gegevensbescherming Google for Developers: OAuth 2.0 Best Practices

Aanbevelingen

• WhatsApp koppelen aan je ATS
• ATS met WhatsApp: koppelen of zelf bijhouden
• Recruitment chatbot met ATS koppelen: zo werkt het
• Een eenvoudig ATS kiezen: waar let je op?