evaa
← All articles

Automatische WhatsApp-berichten: zo werkt het, ook bij werving

Automatische WhatsApp-berichten: zo werkt het, ook bij werving

Visuele weergave van automatische recruitmentberichten

Automatische WhatsApp-berichten kun je op twee manieren regelen. Voor een simpel begroetings- of afwezigheidsbericht gebruik je de gratis WhatsApp Business-app. Wil je zelf gesprekken starten, opvolgen en vragen stellen aan tientallen sollicitanten tegelijk, dan heb je het WhatsApp Business Platform (de API) nodig, via software die daarop aansluit. In dit artikel lees je hoe beide werken, wat wel en niet kan, welke berichten werken in recruitment en aan welke regels je je houdt.

Evaa
evaa.chat
Benader sollicitanten sneller
Evaa gebruikt de officiële WhatsApp Business API om kandidaten binnen vijf minuten na hun sollicitatie te benaderen en gericht vragen te stellen.
Ontdek recruitment via WhatsApp

Kort samengevat

  • De gewone WhatsApp-app heeft geen automatische antwoorden. Daarvoor heb je minimaal WhatsApp Business nodig.
  • In de Business-app stel je een begroetingsbericht, een afwezigheidsbericht en snelle antwoorden in via Bedrijfstools. Dat zijn reacties op inkomende berichten, geen zelfstandig verstuurde berichten.
  • Een gewoon bericht inplannen voor later is in de standaardapps nog geen algemene functie; WhatsApp test het in bèta.
  • Voor recruitment op schaal gebruik je de officiële WhatsApp Business API: gesprekken starten met goedgekeurde templates, automatisch opvolgen en antwoorden doorzetten naar je kandidatenoverzicht of ATS.
  • Houd je aan de WhatsApp-voorwaarden en de AVG: wees duidelijk over wie je bent, verwerk alleen wat nodig is en stop direct als iemand dat vraagt.

Inhoudsopgave

Drie soorten WhatsApp, drie niveaus van automatisering

Wie zoekt op automatische WhatsApp-berichten, bedoelt vaak verschillende dingen. Een zzp’er wil een afwezigheidsmelding tijdens de vakantie. Een recruiter wil dat elke sollicitant binnen een paar minuten een bericht krijgt, ook om tien uur 's avonds. Dat zijn twee heel verschillende vragen, en ze vragen om een ander stuk gereedschap.

WhatsApp (privé) WhatsApp Business-app WhatsApp Business Platform (API)
Bedoeld voor Persoonlijk gebruik Kleine ondernemers, één telefoon Bedrijven en teams, gekoppeld aan software
Automatische antwoorden Nee Begroetings- en afwezigheidsbericht Volledig instelbare flows en vervolgvragen
Zelf een gesprek starten Handmatig Handmatig Automatisch, met goedgekeurde templates
Meerdere gebruikers Nee Beperkt Ja, met rechten per gebruiker
Koppeling met ATS of CRM Nee Nee Ja, via een koppeling of integratie
Geschikt voor werving op schaal Nee Nauwelijks Ja

WhatsApp omschrijft het Business Platform als een verzameling zakelijke producten en API’s waarmee bedrijven berichten en oproepen kunnen verzenden en ontvangen, met eigen voorwaarden voor commercieel gebruik. Het is dus geen app die je downloadt, maar een verbinding die je via software gebruikt.

Automatische berichten instellen in de WhatsApp Business-app

De Business-app heeft drie functies die op automatisering lijken. Je vindt ze allemaal onder Instellingen (op Android via de drie puntjes rechtsboven) en dan Bedrijfstools.

Afwezigheidsbericht

Het afwezigheidsbericht gaat automatisch naar iedereen die je een bericht stuurt terwijl je niet beschikbaar bent. Zo stel je het in, zoals Odido stap voor stap uitlegt:

  1. Open WhatsApp Business en ga naar Instellingen.
  2. Kies Bedrijfstools en daarna Afwezigheidsbericht.
  3. Zet de schakelaar op Afwezigheidsbericht verzenden.
  4. Schrijf je tekst, bijvoorbeeld: “Bedankt voor je bericht! We zijn nu gesloten en reageren morgen vanaf 8.30 uur.”
  5. Kies een planning: altijd verzenden, een aangepaste planning of buiten openingstijden. Die laatste gebruikt de openingstijden uit je bedrijfsprofiel.
  6. Kies de ontvangers: iedereen, alleen mensen die niet in je adresboek staan, iedereen behalve geselecteerde contacten, of alleen geselecteerde contacten.
  7. Tik op Opslaan.

Begroetingsbericht

Het begroetingsbericht gaat naar mensen die je voor het eerst een bericht sturen, of die je een tijd niet hebben gesproken. Je zet het aan op dezelfde plek in Bedrijfstools. Handig om meteen te vertellen wat iemand kan verwachten: “Hoi! Leuk dat je contact opneemt. Stuur je vraag, dan reageren we binnen een werkdag.”

Snelle antwoorden

Snelle antwoorden zijn opgeslagen standaardteksten die je zelf in een gesprek invoegt door een snelcode te typen, zoals /adres of /rooster. Ze worden dus niet vanzelf verstuurd. Ze besparen typwerk, maar je moet nog steeds zelf elk gesprek openen.

Opmaak die je in elk bericht kunt gebruiken

Wil je een automatisch bericht wat persoonlijker of overzichtelijker maken, gebruik dan de standaardopmaak van WhatsApp: tekst tussen sterretjes wordt vet, tekst tussen lage streepjes wordt cursief en ~tekst tussen tildes~ wordt doorgestreept. Spreek de lezer aan met je of u, zoals je dat ook aan de telefoon zou doen, en noem je bedrijfsnaam, zodat de ontvanger meteen weet met wie hij praat.

Kun je een WhatsApp-bericht automatisch later versturen?

Dit is de vraag die veel mensen eigenlijk stellen: hoe verstuur ik een bericht op een vast moment, zonder dat ik er zelf bij ben? Het eerlijke antwoord voor de standaardapps: een gewoon bericht inplannen is nog geen functie die iedereen heeft.

Belangrijk om te begrijpen is dat een afwezigheids- of begroetingsbericht geen gepland bericht is. Het wordt geactiveerd door een inkomend bericht of door je openingstijden, niet door een tijdstip dat jij kiest. Je kunt er dus niet mee 's ochtends om negen uur een herinnering sturen aan iemand die je niets heeft gestuurd.

WhatsApp werkt wel aan geplande berichten. Volgens WABetaInfo test WhatsApp geplande berichten voor chats en groepen, met een venster van minimaal tien minuten tot maximaal twee weken vooruit. De functie was bij die melding nog in ontwikkeling en niet beschikbaar voor gebruikers. Controleer in je eigen app of de optie al zichtbaar is.

Apps van derden die beloven je gewone WhatsApp te automatiseren, zijn geen officiële koppelingen. Daarmee loop je het risico dat je account wordt beperkt. De chatrichtlijnen van WhatsApp zijn daar helder over: massaberichten, automatische berichten of automatisering die WhatsApp of gebruikers schaadt, is niet toegestaan en kan leiden tot maatregelen tegen je account. Wil je zakelijk automatiseren, kies dan altijd een oplossing die op de officiële API draait.

Kun je een WhatsApp-bericht automatisch later versturen?

Waarom de Business-app tekortschiet bij sollicitanten

Voor een kapsalon of een fietsenmaker is de Business-app vaak genoeg. Bij werving loop je al snel tegen de grenzen aan:

  • Jij moet het gesprek starten. Een sollicitant solliciteert via je vacaturesite of een jobboard, niet via WhatsApp. Een afwezigheidsbericht doet pas iets als de kandidaat jou eerst een bericht stuurt.
  • Geen opvolging. Reageert de kandidaat niet, dan gebeurt er niets tot jij eraan denkt om te herinneren.
  • Geen vragen per vacature. Een monteur stel je andere vragen dan een pedagogisch medewerker. De app kent geen flows met vervolgvragen.
  • Eén telefoon, één persoon. Werk je met meerdere recruiters of voor meerdere opdrachtgevers, dan zit alles op één toestel zonder overzicht.
  • Geen koppeling met je ATS. Antwoorden blijven in de chat staan en moeten met de hand worden overgetypt.

Juist bij moeilijk vervulbare vacatures, waar elke kandidaat telt, kosten die handmatige stappen het meest. Een sollicitant die 's avonds op zijn bank solliciteert en pas twee dagen later wordt gebeld, zit dan vaak al in een ander proces. Meer over dat verschil lees je in ons stuk over WhatsApp versus bellen en e-mail.

Zo werkt de WhatsApp Business API bij recruitment

Met de API stuur je berichten niet vanaf een telefoon, maar vanuit software die met WhatsApp is verbonden. Voor recruitment komt het neer op een paar spelregels.

Het eerste bericht is een template

Een gesprek dat jij als bedrijf begint, start met een berichtsjabloon (template) dat vooraf door Meta is goedgekeurd. Daarin kun je variabelen gebruiken, zoals de voornaam van de kandidaat en de functietitel. Je schrijft het één keer en het gaat automatisch naar elke nieuwe sollicitant.

Daarna kun je vrij doorpraten

Zodra de kandidaat antwoordt, opent een venster van 24 uur waarin je vrij kunt reageren: vragen stellen, uitleg geven, een afspraak voorstellen. Is dat venster verstreken, dan start je opnieuw met een goedgekeurde template, bijvoorbeeld een herinnering.

Antwoorden gaan naar je systeem

Omdat alles via software loopt, kun je antwoorden automatisch samenvatten, kandidaten labelen en de gegevens doorzetten naar je ATS. Collega’s kunnen meekijken zonder dat iemand een telefoon hoeft door te geven. Hoe je dat aanpakt, staat in ons artikel ATS met WhatsApp koppelen.

Kandidaten automatisch benaderen en opvolgen: het stappenplan

Zo richt je automatische WhatsApp-berichten in voor je sollicitatieproces. Een uitgebreidere versie vind je in het stappenplan voor WhatsApp in je sollicitatieproces.

  1. Bepaal het startpunt. Welke sollicitaties komen binnen en waar? Vacaturesite, jobboard, campagne op social media. Elke nieuwe sollicitatie moet een seintje geven aan je WhatsApp-software.
  2. Leg je harde eisen vast per vacature. Rijbewijs B, beschikbaarheid in het weekend, een diploma, woonplaats binnen reisafstand. Dit zijn de vragen die bepalen of iemand door kan.
  3. Schrijf je openingsbericht. Kort, persoonlijk, met de functie erin en een duidelijke eerste vraag.
  4. Bouw de vervolgvragen. Twee tot vijf vragen is meestal genoeg voor een eerste selectie. Stel ze één voor één, zoals in een echt gesprek.
  5. Stel de opvolging in. Geen reactie na een paar uur? Een vriendelijke herinnering. Nog steeds niets? Eén laatste bericht en dan stoppen.
  6. Regel de overdracht. Bepaal wat er gebeurt als iemand aan de eisen voldoet: een belafspraak, een uitnodiging voor een kennismaking of een seintje aan de recruiter.
  7. Koppel aan je ATS of kandidatenoverzicht. Zo staan antwoorden, samenvattingen en status op één plek.
  8. Kijk elke maand naar de cijfers. Hoeveel kandidaten reageren, waar haken ze af, welke vraag zorgt voor uitval?

Wil je dieper in de techniek van het eerste contact duiken, lees dan hoe je kandidaten automatisch benadert via WhatsApp.

Voorbeeldberichten voor elke fase

Goede recruitmentberichten zijn kort, klinken als een mens en eindigen met één concrete vraag. Hieronder voorbeelden die je als basis kunt gebruiken. Tussen accolades staan de variabelen die je software invult.

Eerste contact na de sollicitatie

Hoi {voornaam}, bedankt voor je sollicitatie als {functie} bij {bedrijf}! Ik heb een paar korte vragen, dan weet je snel of we verder kunnen. Heb je nu twee minuten?

Vragen op harde eisen

Fijn! Eerste vraag: heb je rijbewijs B?

Top. Kun je minimaal één weekend per maand werken?

Vanaf welke datum zou je kunnen beginnen?

Herinnering bij geen reactie

Hoi {voornaam}, ik zag dat je nog niet hebt kunnen reageren. Geen probleem! Heb je vandaag of morgen even tijd voor een paar vragen over de vacature {functie}?

Laatste opvolging

Hoi {voornaam}, ik stuur je nog één bericht over je sollicitatie als {functie}. Heb je nog interesse? Antwoord dan met ja, dan plannen we een gesprek in.

Uitnodiging voor een gesprek

Goed nieuws, {voornaam}! Je past goed bij wat we zoeken. Wanneer schikt het jou voor een kort belgesprek: dinsdagochtend of donderdagmiddag?

Afwijzing met respect

Hoi {voornaam}, bedankt voor je tijd en antwoorden. Voor deze functie zoeken we iemand met een geldig VCA-certificaat, dus we gaan nu niet verder. Mogen we je benaderen als er een passende vacature vrijkomt?

Een paar vuistregels: noem altijd je bedrijfsnaam in het eerste bericht, gebruik de toon van je organisatie (je of u), stel één vraag per bericht en vermijd lange lappen tekst met voorwaarden. Die bespreek je later in het gesprek. Merk je dat kandidaten vooral niet opnemen als je belt, dan helpt ons artikel kandidaten nemen niet op je verder.

Regels voor automatische recruitmentberichten

Automatische berichten aan sollicitanten zijn prima, zolang je het netjes doet. Drie kaders spelen mee.

De WhatsApp-voorwaarden. De voorwaarden voor het Business Platform vragen dat je de toepasselijke wetgeving volgt, de nodige gegevenskennisgevingen geeft, zoals een privacybeleid, en verzoeken respecteert om te stoppen met berichten. In de praktijk: als een kandidaat stop of geen interesse antwoordt, stuur je niets meer.

De chatrichtlijnen. Automatisering mag gebruikers niet schaden. Stuur dus geen ongevraagde massaberichten aan mensen die nooit bij je hebben gesolliciteerd en blijf niet eindeloos herinneren.

Regels voor automatische recruitmentberichten

De AVG. Je verwerkt persoonsgegevens van sollicitanten, dus je hebt een grondslag nodig en je vertelt kandidaten wat je met hun gegevens doet. Vermeld in je vacature of sollicitatieformulier dat je contact opneemt via WhatsApp en verwijs naar je privacyverklaring. Vraag alleen wat je nodig hebt voor de selectie. Twijfel je over bewaartermijnen of over de grondslag, leg het dan voor aan je privacyfunctionaris of jurist.

Onze kijk: snelheid wint de kandidaat

Wij zien het elke week bij werkgevers en uitzendbureaus: de kandidaat die je het eerst spreekt, is de kandidaat die je houdt. Iemand die 's avonds solliciteert, wil niet drie dagen wachten op een telefoontje dat hij dan mist omdat hij aan het werk is. Dat levert voicemails op, geen gesprekken.

Daarom vinden we dat automatische WhatsApp-berichten in recruitment niet moeten ophouden bij een afwezigheidsmelding. Een goed automatisch gesprek begint binnen een paar minuten na de sollicitatie, stelt de vragen die er voor die vacature echt toe doen, volgt vriendelijk op als het stil blijft en zet alles overzichtelijk klaar voor de recruiter. Dan blijft er voor jou het werk over waar je het verschil maakt: het echte gesprek met de juiste mensen.

Automatisering maakt werving niet onpersoonlijk. Het zorgt er juist voor dat elke sollicitant snel en op dezelfde zorgvuldige manier een reactie krijgt, ook buiten kantoortijden en ook als je recruiters vol in de agenda zitten.

de redactie

Automatische WhatsApp-gesprekken met sollicitanten via Evaa

Evaa draait op de officiële WhatsApp Business API van Meta en start direct een gesprek met elke sollicitant, ook buiten werktijden. Ons doel: binnen vijf minuten na een sollicitatie contact. Evaa stelt vacature-specifieke vragen, selecteert voor op harde eisen, volgt proactief op als een kandidaat niet reageert en vat de antwoorden samen in een overzichtelijk kandidatenbord.

Evaa

Je hebt geen eigen WhatsApp-nummer nodig en je bestaande ATS blijft gewoon in gebruik: via Zapier koppel je Evaa eraan. Collega’s kunnen meekijken en opmerkingen toevoegen, en wij hebben Evaa volledig AVG-proof ingericht. De pakketten beginnen bij Starter voor € 197 per maand, daarna Groei voor € 497 per maand en Pro voor € 897 per maand. Voor bureaus die meerdere opdrachtgevers bedienen is er een Agency-pakket. Je start met een gratis proefperiode. Bekijk alle pakketten en prijzen of lees eerst hoe WhatsApp-recruitment met Evaa werkt.

Veelgestelde vragen

Kan ik in de gewone WhatsApp een automatisch antwoord instellen?

Nee. De gewone WhatsApp-app heeft geen ingebouwd afwezigheids- of begroetingsbericht. Daarvoor installeer je de gratis WhatsApp Business-app, of je kiest voor software op de WhatsApp Business API als je meer wilt automatiseren.

Hoe stuur ik een WhatsApp-bericht automatisch op een later tijdstip?

In de standaardapps is inplannen nog geen algemene functie; WhatsApp test het in bèta. Een afwezigheidsbericht kun je wel op tijden instellen, maar dat reageert alleen op inkomende berichten. Wil je zelf op een gekozen moment berichten versturen, bijvoorbeeld herinneringen aan sollicitanten, dan gebruik je de WhatsApp Business API met goedgekeurde templates.

Mag ik sollicitanten automatisch een WhatsApp-bericht sturen?

Ja, mits je het netjes regelt. Laat in je vacature of sollicitatieformulier weten dat je via WhatsApp contact opneemt, verwijs naar je privacyverklaring en stop direct als een kandidaat aangeeft geen berichten meer te willen. Gebruik altijd een oplossing op de officiële API, zodat je binnen de regels van WhatsApp blijft.

Wat is een WhatsApp-template in recruitment?

Een template is een vooraf goedgekeurd bericht waarmee je als bedrijf een gesprek start of na het 24-uursvenster opnieuw contact opneemt. Je vult er variabelen in, zoals de naam van de kandidaat en de functie. Zo krijgt elke sollicitant een persoonlijk eerste bericht zonder dat je het steeds opnieuw typt.

Moet ik mijn ATS vervangen om met WhatsApp te werken?

Nee. Software op de WhatsApp Business API kan naast je bestaande ATS draaien. Evaa koppel je via Zapier, zodat antwoorden en kandidaatgegevens in je eigen systeem terechtkomen.

Bronnen

Aanbevelingen