Recruitment-KPI’s: wat je meet, hoe je rekent en waarop je stuurt

Recruitment-KPI’s zijn de cijfers waarmee je ziet of je werving snel, goed en betaalbaar genoeg is. Met vijf tot acht KPI’s kom je een heel eind: responstijd, time-to-hire, conversie per fase, cost per hire, quality of hire, retentie en de ervaring van de kandidaat. Bureaus voegen daar de fill rate aan toe. Hieronder lees je per KPI wat hij meet, hoe je hem berekent en welke Nederlandse cijfers je als referentie kunt gebruiken. Je leest ook welke trends op de arbeidsmarkt bepalen waar je in 2026 het eerst op moet letten.

Kort samengevat

• Meet in vier groepen: snelheid (responstijd, time-to-hire), kwaliteit (quality of hire, retentie), kosten (cost per hire) en kandidaatervaring (afhakers, tevredenheid).
• Responstijd is de KPI die je het snelst verbetert en die de rest van je funnel het sterkst beïnvloedt: elke dag zonder contact kost je kandidaten.
• Volgens Intelligence Group had de markt gemiddeld 44,5 dagen nodig om een vacature te vervullen. De best presterende bureaus deden het in 26,1 dagen.
• Werkgevers met moeilijk vervulbare vacatures noemen een gebrek aan reacties als grootste probleem (87%). Daarom tellen conversie en opvolging meer dan het aantal views.
• Begin met drie tot vijf KPI’s, leg per KPI een definitie, een eigenaar en een actie bij afwijking vast, en zet snelheid altijd naast kwaliteit.

Inhoudsopgave

• Wat een recruitment-KPI is, en wat niet
• De recruitment-KPI’s die ertoe doen
• Snelheid: responstijd, time-to-hire en time-to-fill
• Proces: yield ratio en conversie per fase
• Kosten: cost per hire
• Kwaliteit: quality of hire en retentie
• Kandidaatervaring: afhakers en tevredenheid
• KPI’s voor uitzend- en recruitmentbureaus
• Zo stel je recruitment-KPI’s op die je gedrag sturen
• Recruitmenttrends in Nederland en wat ze betekenen voor je KPI’s
• Onze kijk: begin bij de eerste vijf minuten
• Responstijd en voorselectie meten én verbeteren met Evaa
• Veelgestelde vragen
• Bronnen

Wat een recruitment-KPI is, en wat niet

Een metric is elk getal dat je kunt meten: aantal sollicitaties, vacatureviews, verstuurde berichten. Een KPI is een metric die direct aan een doel gekoppeld is. Recruitmenttrainer Jacco Valkenburg maakt precies dat onderscheid: een KPI brengt de resultaten van je wervingsactiviteiten in kaart en hangt aan een strategisch doel.

Een voorbeeld. “We kregen 300 sollicitaties deze maand” is een metric. “We willen dat 90% van de sollicitanten binnen een uur een eerste reactie krijgt, omdat we nu te veel kandidaten verliezen voor het eerste gesprek” is een KPI. Die tweede zin heeft een doel, een norm en een reden, en je weet meteen wat je moet doen als het cijfer zakt.

Dat onderscheid helpt tegen vanity metrics: cijfers die goed staan in een rapportage maar niets zeggen over je resultaat. Vacatureviews, volgers op je werkenbij-pagina of het totaal aantal sollicitaties horen daarbij. Ze zijn nuttig als input, maar zodra je ze als succesmaatstaf gebruikt, ga je sturen op volume in plaats van op geschikte mensen die ook echt beginnen.

De recruitment-KPI’s die ertoe doen

Dit overzicht gebruik je als startpunt. Je hoeft ze niet allemaal tegelijk te meten: kies er per doel één of twee.

Snelheid: responstijd, time-to-hire en time-to-fill

Responstijd

Responstijd is de tijd tussen het moment dat iemand solliciteert en het eerste echte contact: een gesprek, een bericht met vragen of een uitnodiging. Een automatische ontvangstbevestiging telt niet. Meet de mediaan, niet het gemiddelde. Eén vacature die drie weken bleef liggen trekt het gemiddelde scheef, terwijl de mediaan laat zien wat een gewone sollicitant meemaakt.

Deze KPI is onderschat. Wie solliciteert, solliciteert zelden op één plek. Bel je pas na een paar dagen, dan heeft de kandidaat vaak al met een andere werkgever gesproken of neemt hij niet op. Hoe groot het verschil kan zijn, liet PostNL zien: daar ging de tijd tot het eerste contact met kandidaten van gemiddeld vier dagen naar vier uur door een AI-recruiter in te zetten, met als doel minder afhakers. Wil je weten welke norm realistisch is, lees dan ons stuk over hoe snel je op een sollicitant reageert.

Time-to-hire en time-to-fill

De twee termen worden vaak door elkaar gehaald:

• Time-to-fill loopt van het openen van de vacature tot het geaccepteerde aanbod. Deze KPI zegt iets over je hele wervingsmachine, inclusief vacaturetekst, kanalen en arbeidsmarkt.
• Time-to-hire loopt van het eerste contact met de uiteindelijke kandidaat (of zijn sollicitatie) tot het geaccepteerde aanbod. Deze KPI zegt vooral iets over je eigen proces: hoe snel je plant, beslist en een aanbod doet.

Als referentie: in het Recruitment Kengetallen Onderzoek 2026 van Intelligence Group had de markt gemiddeld 44,5 dagen nodig om een vacature te vervullen, tegen 26,1 dagen bij de best presterende bureaus. Dat verschil van ruim twee weken zit zelden in de arbeidsmarkt alleen. Het zit in wachttijd tussen stappen: een cv dat twee dagen in een inbox ligt, een manager die pas volgende week kan, een kandidaat die drie keer gebeld wordt zonder resultaat.

Een praktisch rekenvoorbeeld. Je opent een vacature op 1 maart, de gekozen kandidaat solliciteert op 10 maart en accepteert het aanbod op 3 april. Je time-to-fill is dan 33 dagen, je time-to-hire 24 dagen. Wil je weten waar die 24 dagen blijven, splits ze dan op per fase: sollicitatie tot eerste contact, eerste contact tot gesprek, gesprek tot aanbod.

Proces: yield ratio en conversie per fase

De yield ratio laat zien welk deel van de kandidaten van de ene fase naar de volgende gaat. Je berekent hem per stap: aantal kandidaten in de volgende fase gedeeld door het aantal in de vorige fase.

Een voorbeeld voor een vacature voor monteur:

In dit voorbeeld zit het grootste lek niet bij de selectie maar helemaal vooraan: de helft van de sollicitanten is nooit gesproken. Meer budget voor vacatureplaatsingen zou hier vooral meer onbereikte sollicitanten opleveren. Eerst die eerste stap repareren levert met hetzelfde budget bijna twee keer zoveel kandidaten op die aan de eisen voldoen.

Kijk ook naar de no-show rate: het deel van de ingeplande gesprekken waar de kandidaat niet komt. Is dat hoog, dan hoort het in je KPI-set. Hoe je dat aanpakt, lees je in ons artikel over no-shows bij sollicitatiegesprekken verminderen.

Kosten: cost per hire

Cost per hire is de gemiddelde wervingskost per nieuwe medewerker. CHRO beschrijft het als de gemiddelde wervingskost per nieuwe werknemer. De formule is eenvoudig, het lastige zit in wat je meetelt:

Cost per hire = (externe kosten + interne kosten) ÷ aantal aannames in dezelfde periode

• Externe kosten: vacaturesites, advertenties, bureaufees, assessments, software, events.
• Interne kosten: uren van recruiters en hiring managers, maal een uurtarief, plus onboardingtijd die direct aan werving vastzit.

Rekenvoorbeeld. In een kwartaal geef je € 6.000 uit aan vacatureplaatsingen, € 1.500 aan software en besteden recruiters en managers samen 200 uur aan werving tegen € 50 per uur (€ 10.000). Dat is € 17.500 voor 10 aannames, dus een cost per hire van € 1.750.

Kijk niet alleen naar dat ene getal. Een lage cost per hire met een hoge uitval in de eerste maanden is duur, want je betaalt de werving twee keer. Daarom staat kosten in een goede KPI-set altijd naast retentie.

Kwaliteit: quality of hire en retentie

Quality of hire is de KPI die er het meest toe doet en het lastigst te meten is. Er bestaat geen standaardformule. De meeste organisaties combineren een paar signalen:

• een beoordeling van de leidinggevende na drie, zes en twaalf maanden;
• of de medewerker de proeftijd haalt en na twaalf maanden nog in dienst is;
• de doorgroei of het tempo waarin iemand zelfstandig draait.

Een bruikbare variant is de Net Hiring Score. Die bereken je na een onboardingperiode van 90 à 100 dagen: je haalt het percentage “poor fits” af van het percentage “strong fits”, op basis van de gemiddelde scores van leidinggevende en werknemer. Scoren van de 20 nieuwe medewerkers er 12 als strong fit (60%) en 3 als poor fit (15%), dan is je Net Hiring Score 45.

Retentie na 12 maanden is de eenvoudigste kwaliteitsmaat: neem je 25 mensen aan en zijn er na een jaar nog 20 in dienst, dan is je retentie 80%. Leg dat cijfer per bron en per vacaturetype vast. Dan zie je welke kanalen mensen opleveren die blijven.

Kandidaatervaring: afhakers en tevredenheid

Kandidaatervaring meet je op twee manieren. De harde manier is afhakers per fase: hoeveel kandidaten stoppen zelf, en waar? De zachte manier is een korte vraag na afloop, vaak in de vorm van een NPS: “Hoe waarschijnlijk is het dat je een vriend aanraadt om hier te solliciteren?” op een schaal van 0 tot 10. Stuur die vraag ook naar afgewezen kandidaten, want juist zij vertellen anderen over je proces.

In de praktijk hangen de twee nauw samen. Kandidaten haken vooral af door stilte: geen reactie, onduidelijkheid over de volgende stap, lang wachten op een uitslag. Een vast contactmoment per fase verbetert zowel de tevredenheidsscore als je conversie.

KPI’s voor uitzend- en recruitmentbureaus

Bureaus werken met dezelfde KPI’s, maar met een andere nadruk, omdat ze voor meerdere opdrachtgevers tegelijk werven. De fill rate is hier de kern: welk deel van de ontvangen vacatures vervul je daadwerkelijk? Volgens Intelligence Group vervulden recruitmentbureaus in 2025 gemiddeld 19,8% van hun vacatures, tegen 32,2% bij de top 5. Daarnaast tellen klantbehoud, time-to-fill per opdrachtgever en de retentie van geplaatste kandidaten.

Voor bureaus is snelheid in de eerste stap extra belangrijk: dezelfde kandidaat staat vaak bij meerdere bureaus ingeschreven, en wie het eerst belt, plaatst. Hoe je dat organiseert voor meerdere klanten tegelijk, lees je in recruitment chatbots voor recruitmentbureaus.

Zo stel je recruitment-KPI’s op die je gedrag sturen

1. Begin bij het probleem. Verlies je kandidaten vooraan, duurt beslissen te lang, of vallen nieuwe mensen snel uit? Kies de KPI die dat probleem zichtbaar maakt.
2. Kies drie tot vijf KPI’s. Meer kun je niet maandelijks bespreken. Zet tegenover elke snelheids-KPI een kwaliteits-KPI, want wie alleen op time-to-fill stuurt, kiest al snel snelheid boven kwaliteit.
3. Leg de definitie vast. Wanneer start de klok? Telt een ontvangstbevestiging als contact? Zonder vaste definitie vergelijk je appels met peren.
4. Doe een nulmeting. Meet eerst drie maanden hoe het nu gaat, per vacaturetype. Een monteur werven is iets anders dan een administratief medewerker werven.
5. Stel een realistisch doel. Gebruik je eigen historie en externe benchmarks samen. De 26,1 dagen van de best presterende bureaus is een richting, geen norm voor elke functie.
6. Wijs een eigenaar aan. Elke KPI heeft één persoon die hem bewaakt en de actie start.
7. Koppel een actie aan afwijkingen. Zakt de responstijd boven de norm, wat gebeurt er dan? Spreek dat vooraf af.
8. Bespreek ze op een vast ritme. Maandelijks voor het team, per kwartaal met management.

Data halen uit losse Excel-bestanden, mailboxen en belnotities werkt niet lang. Houd je kandidaten bij in één systeem en koppel je communicatie daaraan, dan meet je responstijd en conversie automatisch. Lees hoe je WhatsApp aan je ATS koppelt.

Recruitmenttrends in Nederland en wat ze betekenen voor je KPI’s

De arbeidsmarkt is iets minder krap dan twee jaar geleden, maar nog altijd krap. Uit het werkgeversonderzoek van UWV blijkt dat in het najaar van 2025 45% van de vacatures moeilijk vervulbaar was, tegen 53% in 2023 en 2024. Het Ledenonderzoek 2026 van AWVN laat hetzelfde beeld zien: 71% van de werkgevers kampt met personeelstekorten, tegen 80% in 2025. Het CPB verwacht dat de werkloosheid licht stijgt van 3,8% in 2025 naar 4,0% in 2026.

Vier gevolgen voor je KPI’s:

• Reacties blijven het knelpunt. Werkgevers met moeilijk vervulbare vacatures noemen in hetzelfde UWV-onderzoek een gebrek aan reacties als belangrijkste reden (87%). Elke sollicitant die je niet bereikt, weegt dus zwaar. Responstijd en het percentage bereikte sollicitanten horen bovenaan je dashboard.
• De mismatch is kwalitatief. Sollicitanten misten volgens UWV vaak de juiste vaardigheden (64%), vakkennis (59%) of werkervaring (55%). Meet daarom ook hoeveel sollicitanten aan je harde eisen voldoen, en per kanaal.
• Opleiden wordt normaal. Van de werkgevers met vacatures nam 52% vaker mensen aan die nog opgeleid moeten worden. Dan meet je quality of hire na zes en twaalf maanden, niet op de eerste dag, en is retentie belangrijker dan ooit.
• Samenhang boven snelheid alleen. Intelligence Group concludeert dat goede recruitment draait om de samenhang tussen zichtbaarheid, sourcingsdruk, kandidaatverwachtingen en procesinrichting. Een KPI-set die één fase meet, mist het geheel.

Wil je verder kijken dan werving alleen, lees dan wat helpt bij personeelstekort oplossen, op korte en lange termijn.

Onze kijk: begin bij de eerste vijf minuten

We zien bij werkgevers en bureaus steeds hetzelfde patroon. Er wordt flink geïnvesteerd in bereik: campagnes, vacaturesites, recruitmentmarketing. Het dashboard laat mooie aantallen sollicitaties zien. En daarna gebeurt het: een recruiter belt, krijgt de voicemail, belt nog een keer, en na een paar dagen is de kandidaat al ergens anders aan de slag.

Daarom vinden we dat elke KPI-set moet beginnen bij de eerste stap na de sollicitatie. Hoe snel krijgt iemand contact, ook 's avonds en in het weekend? Welk deel van de sollicitanten bereik je echt? Hoeveel van hen voldoen aan de harde eisen? Pas als die cijfers kloppen, heeft het zin om te praten over cost per hire of meer budget voor bereik.

Onze ervaring is dat het telefoontje als eerste contact niet meer past bij hoe kandidaten communiceren. Een WhatsApp-bericht binnen vijf minuten, met een paar gerichte vragen over de vacature, levert meer reacties op dan een gemiste oproep. Wie dat goed regelt, ziet het terug in bijna elke KPI hierboven: kortere doorlooptijd, minder afhakers, een betere voorselectie en recruiters die hun tijd besteden aan de gesprekken die ertoe doen.

- User

Responstijd en voorselectie meten én verbeteren met Evaa

Met Evaa krijgt elke sollicitant binnen vijf minuten een WhatsApp-gesprek via de officiële WhatsApp Business API van Meta, ook buiten werktijden. Evaa stelt vacaturespecifieke vragen, volgt op als er geen reactie komt, selecteert voor op harde eisen en zet de samengevatte antwoorden in een overzichtelijk kandidatenbord. Collega’s kunnen meekijken en opmerkingen toevoegen, en via Zapier koppel je Evaa aan je bestaande ATS zonder dat te vervangen. Een eigen WhatsApp-nummer is niet nodig.

De pakketten beginnen bij Starter voor 197 € per maand, Groei kost 497 € per maand en Pro 897 € per maand. Voor bureaus met meerdere opdrachtgevers is er een Agency-pakket. Je start met een gratis proefperiode. Bekijk de pakketten en prijzen van Evaa of lees hoe je sollicitanten automatisch opvolgt binnen 5 minuten.

Veelgestelde vragen

Wat zijn de belangrijkste KPI’s voor recruitment?

Voor de meeste werkgevers zijn dat responstijd, time-to-hire, conversie per fase, cost per hire en retentie na twaalf maanden. Samen dekken ze snelheid, proces, kosten en kwaliteit. Bureaus voegen daar de fill rate en klantbehoud aan toe.

Wat is het verschil tussen time-to-hire en time-to-fill?

Time-to-fill meet de tijd van het openen van de vacature tot het geaccepteerde aanbod. Time-to-hire begint pas bij de sollicitatie of het eerste contact met de kandidaat die je uiteindelijk aanneemt. Time-to-fill zegt dus iets over je hele werving, time-to-hire vooral over de snelheid van je eigen proces.

Hoeveel recruitment-KPI’s moet je meten?

Begin met drie tot vijf. Daarmee kun je maandelijks echt bespreken wat er gebeurt en waarom. Zet tegenover elke snelheids-KPI een kwaliteits-KPI, zodat je niet sneller gaat werven ten koste van wie je aanneemt.

Hoe meet je quality of hire?

Combineer een beoordeling van de leidinggevende na drie, zes en twaalf maanden met retentie. De Net Hiring Score is een eenvoudige variant: na 90 à 100 dagen haal je het percentage poor fits af van het percentage strong fits. Leg het cijfer per bron vast, dan zie je welke kanalen goede medewerkers opleveren.

Wat is een goede time-to-fill in Nederland?

Dat verschilt per functie en sector. Als referentie: volgens Intelligence Group had de markt gemiddeld 44,5 dagen nodig om een vacature te vervullen, tegen 26,1 dagen bij de best presterende bureaus. Vergelijk vooral met je eigen nulmeting per vacaturetype.

Bronnen

Recruitment Kengetallen Onderzoek 2026, Intelligence Group Daling moeilijk vervulbare vacatures, UWV werkgeversonderzoek 2025 Werkgevers leiden vaker nieuw personeel op vanwege krappe arbeidsmarkt, UWV Ledenonderzoek 2026 arbeidsmarktkrapte, AWVN Van vier dagen naar vier uur: PostNL voorkomt afhakers, AWVN Prinsjesdag 2025 en de Rijksbegroting voor 2026, AWVN Maak werving en selectie datagedreven: 6 kengetallen, CHRO Recruitment KPI’s: de 8 metrics die ertoe doen, Recruitment Training

Aanbevelingen

• Waarom leads geen gesprekken worden
• Wat gebeurt er na een recruitmentlead?
• Personeel werven: waar het in de praktijk misgaat
• Conversie na recruitmentcampagnes verhogen