Personeel werven: waar het in de praktijk misgaat

Het probleem is zelden de instroom

Als een vacature niet gevuld raakt, is de eerste reactie bijna altijd dezelfde: er moet meer bereik komen. Een groter budget op de vacaturebank, een campagne erbij, een extra kanaal. Soms klopt dat. Vaker zie ik iets anders.

De sollicitanten waren er wel. Ze hebben zich gemeld, ze hebben een formulier ingevuld of op een advertentie gereageerd, en daarna is er een paar dagen niets gebeurd. Tegen de tijd dat iemand belt, zijn ze verder gegaan. Dat voelt aan de werkgeverskant als te weinig aanbod, terwijl het in werkelijkheid uitval is.

Het verschil is belangrijk, want de twee vragen om een tegenovergestelde oplossing. Bij te weinig instroom koop je bereik. Bij uitval maak je bereik kopen juist duurder, want je giet meer mensen in een emmer die lekt.

Waar kandidaten precies weglopen

In de praktijk vallen ze op drie plekken af, en die zijn alle drie te meten.

Tussen de sollicitatie en het eerste contact. Dit is het grootste lek en het minst zichtbare. Iemand solliciteert op zaterdagavond vanaf de bank. Op maandag ligt er een volle mailbox, op dinsdag wordt er gebeld. Dan zijn er drie dagen voorbij en heeft die persoon zich intussen ergens anders gemeld, of is hij simpelweg vergeten dat hij ooit heeft gesolliciteerd.

Tussen het eerste contact en het gesprek. Je hebt iemand aan de lijn gehad, er staat een afspraak, en dan komt er niemand opdagen. Dat ontstaat zelden op de dag zelf. Het ontstaat in de stilte ertussen.

Tussen het gesprek en de beslissing. Hier gaat het meestal niet om snelheid maar om duidelijkheid: mensen die niets meer horen, gaan ervan uit dat het niets wordt.

Waarom bellen zo slecht werkt

Er zit een aanname onder het hele wervingsproces die niemand hardop uitspreekt: dat je iemand het beste even kunt bellen.

Maar wie solliciteert op een functie als monteur, chauffeur, verzorgende of magazijnmedewerker, is overdag aan het werk. Precies in de uren dat jij belt, kan die persoon niet opnemen. En wie een keer een gemist gesprek ziet van een onbekend nummer, belt zelden terug.

Daarom zie je in de cijfers zo vaak hetzelfde patroon: veel uitgaande gesprekken, weinig bereikt, en een lijst met namen waar niemand meer achteraan gaat omdat het te veel tijd kost.

Wat wel werkt

Drie dingen, en ze hebben allemaal met tempo en kanaal te maken.

Reageer binnen minuten, niet binnen dagen. Niet omdat snelheid op zichzelf indrukwekkend is, maar omdat de aandacht van een sollicitant een houdbaarheidsdatum heeft. Wie zich net heeft aangemeld, denkt op dat moment aan werk. Twee dagen later niet meer.

Gebruik een kanaal dat mensen wél openen. Een appje wordt gelezen tussen twee klussen door, in de pauze, 's avonds op de bank. Een telefoontje overdag niet, en een e-mail vaak ook niet.

Blijf herinneren tot er antwoord komt. Geen reactie betekent zelden geen interesse. Het betekent meestal dat het even niet uitkwam. Eén nette herinnering later haal je een groot deel van die mensen alsnog binnen, en dat is precies het werk dat als eerste blijft liggen zodra het druk wordt.

Wat dit betekent voor je budget

De zichtbare kosten van werven staan in een begroting: advertenties, vacaturebanken, misschien een bureau. De onzichtbare kosten staan er niet in, en die zijn bijna altijd groter.

Reken eens uit wat het kost dat een vacature drie weken langer openstaat dan nodig. Reken de uren mee die je eigen mensen kwijt zijn aan bellen, nabellen en het bijhouden van wie er nog gebeld moet worden. En reken de kandidaten mee die je al had, maar bent kwijtgeraakt omdat er niemand tijd had.

Als die derde groep groot is, is meer instroom kopen de duurste oplossing die er is.

Waar ik in dit plaatje sta

Ik ben het stuk tussen de sollicitatie en het gesprek. Ik app iedereen die zich aanmeldt binnen vijf minuten, ook 's avonds en in het weekend. Ik stel jouw vragen, ik blijf herinneren tot er antwoord komt, en ik geef de kandidaten gesorteerd door aan het systeem dat je al gebruikt.

Wat ik niet doe is kandidaten aanleveren. Ik ben geen bureau en ik heb geen bestand. Het bereik regel je zelf; ik zorg dat er niemand tussenuit valt nadat ze zich hebben gemeld.