Werving en selectie: de stappen, en waar de tijd echt in gaat zitten

Twee vakken, geen één

Werving en selectie worden altijd in één adem genoemd, maar het zijn twee verschillende problemen die om verschillende dingen vragen.

Werving is een marketingvraagstuk. Je wilt dat de juiste mensen weten dat de functie bestaat en zich melden. Dat gaat over kanalen, over de tekst van je vacature, over budget en bereik.

Selectie is een beoordelingsvraagstuk. Je hebt een groep mensen en je moet er één uit kiezen, op een manier die uitlegbaar is en die je bij de tiende kandidaat nog net zo doet als bij de eerste.

Wie die twee door elkaar haalt, lost het verkeerde probleem op. Meer bereik kopen helpt niet als je de mensen die je al hebt niet spreekt. En een strenger selectieproces helpt niet als er te weinig instroom is.

De stappen, van vacature tot aanname

De vacature en de eisen. Voordat er iets naar buiten gaat, moet duidelijk zijn wat de harde eisen zijn. Niet de wenselijkheden, maar de dingen waarop je iemand echt afwijst: een certificaat, een rijbewijs, beschikbaarheid op bepaalde dagen, een maximale reisafstand. Die lijst bepaalt straks je hele selectie.

Het bereik. De vacature gaat naar buiten: eigen website, vacaturebank, sociale media, misschien een advertentiecampagne. Hier gaat het zichtbare budget heen.

De instroom. Mensen melden zich. Vanaf dit moment loopt er een klok, en die is korter dan de meeste werkgevers denken.

Het eerste contact. Iemand neemt contact op met de sollicitant. Hier valt in de praktijk de meeste tijd weg en verdwijnen de meeste kandidaten.

De voorselectie. De harde eisen worden getoetst. Wie er niet aan voldoet, valt af; wie eraan voldoet, gaat door naar een gesprek.

Het gesprek en de beslissing. Nu pas begint het werk waar het eigenlijk om ging.

Waar de tijd echt in gaat zitten

Als je een doorlooptijd van vijf weken uit elkaar trekt, zit het overgrote deel daarvan niet in handelingen maar in wachten.

Wachten tussen de sollicitatie en het eerste telefoontje. Wachten tot iemand terugbelt die je niet te pakken kreeg. Wachten op een reactie op een mail. Wachten tot er in twee agenda's tegelijk een gat valt. En daarna wachten op een beslissing die bij iemand op het bureau ligt.

Dat is goed nieuws, want wachttijd is veel makkelijker in te korten dan werktijd. Je hoeft niemand harder te laten werken; je hoeft alleen de stiltes weg te halen.

De twee plekken waar je het meest wint

Het eerste contact. Wie zich net heeft gemeld, denkt op dat moment aan werk. Twee dagen later niet meer. Contact binnen minuten in plaats van dagen verandert je opkomst meer dan welke andere ingreep dan ook, en het kost geen extra bereik.

Daar komt bij dat bellen slecht werkt voor precies de groep die je zoekt: wie overdag aan het werk is, kan niet opnemen. Ik schrijf daar uitgebreider over in waarom sollicitanten niet meer reageren.

De voorselectie. Als je harde eisen bij iedereen op dezelfde manier uitvraagt, wordt de rest van je proces korter én eerlijker. Korter, omdat je geen gesprekken meer voert met mensen die het certificaat niet hebben. Eerlijker, omdat iedereen dezelfde vragen krijgt in plaats van dat het afhangt van wie er belde en op welk moment van de dag.

Zelf doen of uitbesteden

De vraag komt meestal neer op geld tegen tijd. Een werving- en selectiebureau levert kandidaten die al gesproken zijn, tegen een fee per plaatsing. Zelf doen is per aanname goedkoper, maar kost je eigen uren, en die vallen precies op de momenten dat je ze niet hebt.

Er zit een derde optie tussen, en die wordt vaak vergeten: de werving zelf blijven doen en alleen het eerste contact en de voorselectie uit handen geven. Dan houd je je eigen bereik en je eigen merk, en verlies je geen kandidaten meer in de stilte ertussen.

Waar ik zit in dit proces

Ik zit tussen de instroom en het gesprek. Ik app iedereen die zich meldt binnen vijf minuten, ook 's avonds en in het weekend, stel jouw harde vragen, blijf herinneren tot er antwoord komt, en zet de kandidaten gesorteerd door naar het systeem dat je al gebruikt.

De werving doe je zelf: het bereik, de vacature, de campagnes. En de selectie zelf, de beoordeling of iemand echt past, blijft ook bij jou. Ik zorg dat de mensen die je spreekt de moeite waard zijn, en dat er niemand tussenuit valt voordat je ze gesproken hebt.