Personeelstekort: wat je er zelf aan kunt doen

Eerst uitzoeken welk tekort je hebt

Er bestaan twee soorten personeelstekort, en ze lijken van buiten precies op elkaar: de vacature staat open en er komt niemand.

Bij het eerste tekort melden zich te weinig mensen. Dat is een bereikprobleem. Je vacature komt niet bij genoeg van de juiste mensen terecht, of de functie spreekt te weinig aan.

Bij het tweede tekort melden zich wel mensen, maar spreek je ze nooit. Dat is een opvolgingsprobleem. Van buiten ziet het er hetzelfde uit, en daarom wordt het bijna altijd behandeld als het eerste.

Het onderscheid is te maken met twee getallen die je waarschijnlijk al hebt: hoeveel mensen hebben zich de afgelopen drie maanden gemeld, en met hoeveel daarvan heb je daadwerkelijk gesproken. Zit daar een groot gat tussen, dan is je markt niet leeg.

Waarom meer bereik het probleem groter maakt

Als je een opvolgingsprobleem hebt en je koopt meer bereik, gebeurt er dit: er komen meer mensen binnen, dezelfde hoeveelheid wordt gesproken, en de rest verdwijnt. Je hebt je kosten per aanname verhoogd zonder dat er iets is opgelost.

Erger nog, je hebt nu meer mensen die zich bij jou hebben gemeld en nooit iets hebben gehoord. Dat kost je iets wat niet in een rapportage staat: mensen praten over hoe ze behandeld zijn, zeker in kleine branches waar iedereen elkaar kent.

De markt is echt gekrompen, maar anders dan je denkt

Er wordt in Nederland op dit moment beduidend minder gezocht naar personeel dan een jaar geleden. Dat geldt over vrijwel de hele linie van wervingstermen.

Dat is geen goed of slecht nieuws op zichzelf, maar het verandert wel wat werkt. In een oplopende markt win je met bereik, want er zijn meer kandidaten in beweging. In een afkoelende markt win je met precisie: minder kandidaten in beweging betekent dat elke sollicitant die zich meldt zwaarder telt.

Dat maakt het lek in je opvolging duurder dan het vorig jaar was.

Wat je zelf kunt doen, op volgorde van effect

Meet waar ze weglopen. Niet hoeveel er binnenkomen, maar hoeveel er per stap overblijven: gemeld, gesproken, op gesprek geweest, aangenomen. De grootste val zit bijna altijd tussen de eerste twee.

Verkort de tijd tot het eerste contact. Dit is de goedkoopste ingreep die er is, want het kost geen bereik en geen budget. Wie zich net heeft gemeld denkt op dat moment aan werk; twee dagen later is die aandacht weg.

Gebruik een kanaal dat mensen openen. Wie je zoekt voor een uitvoerende functie is overdag aan het werk en kan niet opnemen. Een appje wordt tussendoor gelezen, een telefoontje niet.

Toets je harde eisen bij iedereen op dezelfde manier. Dan houd je gesprekken over met mensen die echt in aanmerking komen, en gaat je schaarse gesprekstijd naar de juiste mensen.

En pas dan: kijk naar de functie zelf. Uren, rooster, salaris, reisafstand. Dat zijn de duurste knoppen en het duurt het langst voor je het effect ziet, dus draai daar pas aan als je zeker weet dat het niet aan de opvolging ligt.

Waar ik hierin pas

Ik los een bereikprobleem niet op. Ik lever geen kandidaten en ik heb geen bestand; als er niemand solliciteert, kan ik niets voor je doen.

Wat ik wel doe is het tweede tekort wegnemen. Ik app iedereen die zich meldt binnen vijf minuten, ook buiten kantooruren, stel jouw vragen, blijf herinneren tot er antwoord komt, en geef de kandidaten gesorteerd door. Als het gat tussen "gemeld" en "gesproken" bij jou groot is, is dat het goedkoopste personeel dat je erbij kunt krijgen: de mensen die je al had.