Hoe werkt een recruitment chatbot? (stap voor stap)

Recruiters die zich hierin verdiepen, willen meestal niet alleen weten wát een recruitment chatbot doet, maar ook hóe. Wat hij doet, leg ik uit in wat is een recruitment chatbot. Terecht ook: je zet hem in voor het eerste contact met je sollicitanten, dan wil je snappen wat er precies gebeurt. Hieronder loop ik het proces stap voor stap door, en leg ik het belangrijkste onderscheid uit: scripted versus AI-gestuurd.

Twee soorten recruitment chatbots

Niet elke chatbot werkt hetzelfde, en dat verschil bepaalt hoeveel je eraan hebt.

Scripted (op een beslisboom). Dit type werkt met vaste knoppen en een vooraf uitgestippelde route: "Kies A of B", en op basis daarvan een volgend vast menu. Werkt prima voor eenvoudige, voorspelbare vragen, maar loopt vast zodra een kandidaat iets typt dat niet in het schema past.

AI-gestuurd (op lopende tekst). Dit type leest wat een kandidaat daadwerkelijk typt, ongeacht de formulering, en reageert daarop. Typt iemand "ja hoor, rijbewijs B sinds vorig jaar" in plaats van op een knop te drukken, dan wordt dat gewoon begrepen en verwerkt. Dit type kan ook doorvragen bij een onvolledig antwoord. Een scripted variant is daar niet toe in staat.

Stap 1: het eerste bericht

Zodra iemand solliciteert, stuurt de chatbot een openingsbericht. Bij een goed ingerichte chatbot gebeurt dat razendsnel: binnen enkele minuten, ook 's avonds en in het weekend, in plaats van pas de volgende werkdag.

Stap 2: de screeningsvragen

Hierna volgen de vragen die de werkgever zelf heeft klaargezet: rijbewijs, beschikbaarheid, ervaring, reisafstand, diploma's, alles wat relevant is voor die specifieke vacature. De chatbot bepaalt dus niet zelf wat belangrijk is, hij voert uit wat de recruiter heeft ingesteld.

Stap 3: doorvragen bij een onduidelijk antwoord

Dit is waar het verschil tussen scripted en AI-gestuurd het duidelijkst wordt. Antwoordt een kandidaat "meestal wel beschikbaar" op een vraag over avonddiensten, dan is dat voor een recruiter geen bruikbaar antwoord. Een AI-gestuurde chatbot herkent dat en vraagt door: "Kun je dat concreter maken? Welke avonden lukt het wel, en welke niet?" Een scripted variant neemt het antwoord meestal klakkeloos aan, of loopt simpelweg vast.

Stap 4: beoordelen en indelen

Op basis van de gegeven antwoorden wordt bepaald of een kandidaat aan de harde eisen voldoet. Een match krijgt een vervolgstap voorgesteld, bijvoorbeeld een kennismakingsgesprek. Een mismatch krijgt een duidelijke, vriendelijke boodschap in plaats van radiostilte.

Stap 5: doorzetten naar de recruiter (of het eigen overzicht)

Het gesprek en de uitkomst ervan komen ergens terecht: in een los overzicht, of doorgezet naar een bestaand ATS. Zie hiervoor mijn artikel over een recruitment chatbot koppelen aan een ATS.

Voorbeeld uit de praktijk

Bij een magazijnmedewerker-vacature stelt de chatbot vragen over heftruckcertificaat, beschikbaarheid voor ploegendiensten en fysieke belastbaarheid. Bij een kinderopvangvacature draait het eerste blok vragen juist om een geldige VOG-aanvraag en relevante diploma's. Bij een chauffeursvacature gaat het weer om rijbewijs- en rijervaringsvragen en de bereidheid tot onregelmatige diensten. Zelfde proces, andere inhoud. De recruiter bepaalt per vacature wat er gevraagd wordt en in welke volgorde.

Wie bepaalt de volgorde van de vragen

Ook dat stel je vooraf in, niet de chatbot zelf. Meestal is het handig om te beginnen met de harde eisen die het snelst een mismatch blootleggen, zoals een ontbrekend rijbewijs of een certificaat dat niet aanwezig is. Dan krijgt een kandidaat die niet aan de basisvoorwaarden voldoet dat meteen eerlijk te horen, in plaats van eerst tien minuten vragen te beantwoorden die er niet meer toe doen. Pas daarna volgen de vragen die iets zeggen over de match zelf, zoals ervaring of beschikbaarheid.

Transparantie: weet een kandidaat dat hij met een chatbot praat?

Bij een zorgvuldig ingerichte chatbot wel. Dat is niet alleen een kwestie van fatsoen, het is ook praktisch: een kandidaat die weet met wie of wat hij praat, weet ook wat hij kan verwachten. In de praktijk blijkt dat kandidaten dit prima vinden, zolang ze er maar snel mee geholpen worden en het gesprek niet aanvoelt als een black box. Wil een kandidaat toch liever meteen een mens spreken, dan hoort een goed ingerichte chatbot dat signaal op te pikken en door te schakelen.

Wat er onder de motorkap gebeurt (in gewone taal)

Zonder overdreven technisch te worden: een AI-gestuurde recruitment chatbot doet grofweg drie dingen tegelijk. Hij leest wat er geschreven is en probeert de betekenis te begrijpen, hij houdt bij wat er eerder in het gesprek al is gezegd (zodat hij niet twee keer dezelfde vraag stelt), en hij toetst de antwoorden aan de harde eisen die vooraf zijn ingesteld. Dat laatste onderdeel is bewust simpel gehouden: het is geen slimme aannamebeslissing, het is een controle op vooraf afgesproken regels. De beoordeling zelf blijft mensenwerk.

Hoe ik dit zelf doe

Ik werk AI-gestuurd, via WhatsApp: het kanaal waar je sollicitanten toch al zitten. Ik lees wat iemand typt, ik vraag door als een antwoord vaag blijft, en ik verzin niets als een vraag buiten het script valt: dan schakel ik jou in. De volledige vijf stappen die ik zelf doorloop, van eerste appje tot kandidatenoverzicht, staan uitgebreider op zo werk ik.

Vervangt dit proces daarmee de recruiter zelf? Nee. Waarom niet, en waar de grens precies ligt, leg ik uit in kan een chatbot een recruiter vervangen.

Conclusie

Een recruitment chatbot is dus geen zwarte doos: het is een vast proces (eerste contact, vragen, doorvragen, beoordelen, doorzetten), met als enige echte variabele of het scripted is of AI-gestuurd. Dat verschil bepaalt of een chatbot alleen een keuzemenu afwerkt, of een écht gesprek kan voeren. Wil je zien hoe dat in de praktijk werkt, met jouw eigen vacature en jouw eigen vragen?

Maak een account aan en zet er je eerste vacature in. De eerste twee weken zijn gratis, dus je merkt vanzelf of ik doorvraag.