Kandidatenoverzicht bijhouden: zo houd je grip op elke sollicitant

Een goed kandidatenoverzicht laat je in één oogopslag zien wie er heeft gesolliciteerd, waar elke kandidaat in het proces staat en wie de volgende actie moet doen. Het heeft per sollicitant een vaste set velden, een beperkt aantal duidelijke statussen en een eigenaar met een datum voor de volgende stap. Houd het elke dag bij en verwijder gegevens op tijd volgens de AVG. Dan raak je geen kandidaten meer kwijt omdat ze “ergens in de mail” stonden. Hieronder lees je welke velden en statussen je nodig hebt, hoe je het overzicht actueel houdt en hoe je een kandidatenbestand opbouwt voor latere vacatures zonder de privacyregels te overtreden.

Kort samengevat

• Eén regel per kandidaat per vacature, met contactgegevens, bron, status, eigenaar, volgende actie en datum. Meer heb je voor de dagelijkse opvolging niet nodig.
• Werk met zes tot acht statussen die elk een vaste betekenis hebben. “In behandeling” is geen status, “wacht op reactie kandidaat” wel.
• Snelheid wint: hoe korter de tijd tussen sollicitatie en eerste contact, hoe meer kandidaten je echt spreekt. Een overzicht dat zichzelf vult met antwoorden scheelt dagelijks uren.
• Een kandidatenbestand voor later is iets anders dan je overzicht van actieve sollicitanten. Voor afgewezen kandidaten geldt gebruikelijk een bewaartermijn van vier weken, met toestemming maximaal een jaar.
• Deel niet meer dan nodig met collega’s die meekijken en vraag tijdens de sollicitatie geen BSN of kopie van het identiteitsbewijs.

Inhoudsopgave

• Wat een kandidatenoverzicht is, en wat het niet is
• Welke gegevens horen in je overzicht?
• Statussen die echt iets zeggen
• Zo houd je het overzicht dagelijks bij
• Dubbele en verouderde gegevens voorkomen
• Een kandidatenbestand voor toekomstige vacatures
• Wat de AVG van je overzicht vraagt
• Spreadsheet, ATS of een overzicht dat zichzelf vult
• Een kandidatenoverzicht dat zichzelf bijhoudt
• Onze kijk op het kandidatenoverzicht
• Veelgestelde vragen
• Bronnen

Wat een kandidatenoverzicht is, en wat het niet is

Een kandidatenoverzicht is de werklijst van je wervingsproces: alle mensen die op een openstaande vacature hebben gereageerd, met per persoon de stand van zaken. Het beantwoordt elke ochtend drie vragen. Wie moet ik vandaag benaderen? Op wie wacht ik nog? Wie kan door naar het gesprek?

Dat is iets anders dan een kandidatenbestand of talentpool. Het overzicht gaat over lopende procedures en verandert dagelijks. Een kandidatenbestand is een verzameling mensen die je later misschien wilt benaderen, voor een vacature die er nu nog niet is. Die twee door elkaar halen is de meest gemaakte fout: het overzicht slibt dicht met oude namen, en het bestand bevat gegevens die je eigenlijk al had moeten verwijderen.

Voor uitzendbureaus en recruitmentbureaus komt er een laag bij. Je werkt voor meerdere opdrachtgevers, dus je overzicht moet ook per klant en per vacature te filteren zijn. Een kandidaat die op twee functies bij twee klanten reageert, staat dan twee keer in je overzicht, maar is één persoon in je bestand.

Welke gegevens horen in je overzicht?

Houd het klein. Elk veld dat je toevoegt, moet iemand bijhouden, en een veld dat half gevuld is, is erger dan geen veld. Dit zijn de velden die in de praktijk het verschil maken:

Wat er niet in hoort: gegevens die je tijdens de sollicitatie niet mag verwerken. De Autoriteit Persoonsgegevens noemt onder meer bijzondere persoonsgegevens, gezondheidsgegevens, strafrechtelijke gegevens, het burgerservicenummer en een kopie van het identiteitsbewijs. Die vraag je pas op als iemand bij je in dienst komt, en dan niet in je wervingsoverzicht.

Statussen die echt iets zeggen

De status is het hart van je overzicht. Een goede status vertelt niet alleen waar iemand staat, maar ook wie er aan zet is. Deze reeks werkt voor de meeste werkgevers en bureaus:

1. Nieuw: sollicitatie binnen, nog geen contact gehad. Dit moet de kortste status zijn: hoe langer iemand hier staat, hoe groter de kans dat de kandidaat al ergens anders in gesprek is.
2. Benaderd, wacht op reactie: je hebt contact gezocht. Zet er een opvolgdatum bij.
3. Voorselectie afgerond: de kandidaat heeft je vragen beantwoord en voldoet wel of niet aan de harde eisen.
4. Gesprek gepland: met datum en wie het gesprek voert.
5. In beoordeling: na het gesprek, wachtend op een besluit van de hiring manager of de klant.
6. Aanbod gedaan: arbeidsvoorwaarden liggen bij de kandidaat.
7. Aangenomen: door naar onboarding, en uit je wervingsoverzicht.
8. Afgewezen of afgehaakt: met de reden en de datum, zodat je weet wanneer de bewaartermijn afloopt.

Twee regels houden dit werkbaar. Elke status buiten “aangenomen” en “afgewezen” heeft een eigenaar en een datum voor de volgende actie. En een status “in behandeling” of “overig” bestaat niet: dat zijn de plekken waar kandidaten verdwijnen.

Zo houd je het overzicht dagelijks bij

Een overzicht is zo goed als de routine eromheen. Met deze vaste volgorde ben je in een kwartier per dag klaar:

1. Begin met “Nieuw”. Benader iedereen die er sinds gisteren bij is gekomen. Hoe sneller je reageert, hoe vaker je iemand aan de lijn of in de chat krijgt. Gebruik het kanaal dat kandidaten zelf het meest lezen; in onze vergelijking van WhatsApp, bellen en e-mail lees je waarom een bericht vaak beter werkt dan de zoveelste voicemail.
2. Loop de opvolgdatums van vandaag na. Iedereen die al twee dagen niet reageert, krijgt een herinnering. Wie na twee of drie pogingen stil blijft, zet je op “afgehaakt” met datum.
3. Verwerk antwoorden direct. Heeft een kandidaat je vragen beantwoord, vul dan meteen de harde eisen en de samenvatting in en zet de status door.
4. Plan gesprekken voor wie door is. Zet datum, tijd en gespreksvoerder in het overzicht.
5. Jaag op besluiten. Staat een kandidaat langer dan een paar dagen “in beoordeling”, stuur de hiring manager of klant een herinnering.
6. Sluit af met afwijzingen. Laat afgewezen kandidaten het netjes weten en noteer de datum.

Wie meer over het opvolgen zelf wil lezen, vindt in onze kennisbank een aparte rubriek over kandidaatopvolging.

Dubbele en verouderde gegevens voorkomen

Een overzicht dat niet klopt, gebruikt niemand meer. Dubbelingen en oude regels ontstaan bijna altijd op dezelfde plekken, en zijn met een paar afspraken te voorkomen.

Kies één unieke sleutel. Het mobiele nummer of e-mailadres van de kandidaat is in de praktijk de beste. Controleer bij elke nieuwe sollicitatie of dat nummer al voorkomt. Komt het voor, dan voeg je de nieuwe vacature toe aan dezelfde persoon in plaats van een tweede kaart aan te maken.

Eén bron van waarheid. Zodra kandidaten zowel in een spreadsheet, in je mailbox als in je ATS staan, lopen die uit elkaar. Spreek af waar de status leidend is en laat de rest daarnaar kijken. Heb je al een ATS, dan hoeft dat niet te verdwijnen: je kunt het koppelen aan WhatsApp zodat gesprekken en antwoorden op één plek terechtkomen.

Vaste schrijfwijzen. Gebruik keuzelijsten voor status, bron en vacature in plaats van vrije tekst. “Indeed”, “indeed.nl” en “vacaturesite” in één kolom maken elke analyse onbruikbaar.

Een wekelijkse opruimronde. Filter op alles wat langer dan een week geen actie had. Óf er komt een volgende stap, óf de kandidaat gaat naar “afgehaakt” of “afgewezen”. Kijk in dezelfde ronde welke afgewezen kandidaten de bewaartermijn hebben bereikt.

Een kandidatenbestand voor toekomstige vacatures

Een goed kandidatenbestand is goud waard bij moeilijk vervulbare vacatures. De tweede keuze van vorige maand kan de eerste keuze van volgende maand zijn. Maar het bestand moet anders werken dan je dagelijkse overzicht.

Toestemming eerst. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens is het gebruikelijk dat je gegevens van niet-aangenomen sollicitanten uiterlijk vier weken na afloop van de procedure verwijdert. Met toestemming van de sollicitant mag je ze langer bewaren, en een termijn van maximaal één jaar noemt de AP daarvoor redelijk. Vraag die toestemming expliciet, bijvoorbeeld in je afwijzingsbericht, en noteer wanneer en hoe de kandidaat ja zei.

Bewaar alleen wat je later nodig hebt. Voor een talentpool volstaan naam, contactgegevens, functie of vakgebied, regio, beschikbaarheid en een korte samenvatting. Gespreksnotities en uitgebreide beoordelingen horen daar niet in.

Zet een einddatum bij elke regel. Dan zie je in je wekelijkse opruimronde welke gegevens weg moeten, of bij welke kandidaten je opnieuw toestemming vraagt.

Benader met een reden. Stuur kandidaten uit je bestand alleen een bericht als er een vacature is die echt past. Wil je dat via WhatsApp doen, lees dan eerst wanneer je sollicitanten via WhatsApp mag benaderen.

Wat de AVG van je overzicht vraagt

Naast de bewaartermijn zijn er een paar regels die direct invloed hebben op hoe je een kandidatenoverzicht inricht.

Rechten van de sollicitant. Sollicitanten hebben recht op inzage en correctie van hun gegevens en kunnen in sommige gevallen om verwijdering vragen. Richt je overzicht zo in dat je alle gegevens van één persoon snel kunt vinden, tonen en wissen. Ook daarom werkt één unieke sleutel per kandidaat zo goed.

Meekijken met mate. Laat je collega’s of opdrachtgevers meekijken, deel dan niet meer dan nodig. De AVG-Helpdesk Zorg en Welzijn adviseert om sollicitatiestukken alleen beveiligd te delen en ze na de beoordeling terug te laten geven. In een gedeeld digitaal overzicht met rechten per gebruiker regel je dat beter dan met cv’s die als bijlage rondgaan.

Screening vraagt een grondslag. Wil je kandidaten verder screenen dan cv en gesprek, dan heb je volgens de AP een gerechtvaardigd belang of een wettelijke verplichting nodig. Toestemming van de sollicitant is daarvoor meestal geen geldige grondslag. Vertel kandidaten vooraf wat je onderzoekt en waarom.

Automatische voorselectie met een mens erbij. Gebruik je software die kandidaten op harde eisen selecteert, zorg dan voor uitleg en menselijke tussenkomst. Bij geautomatiseerde besluiten moeten sollicitanten informatie krijgen over de onderliggende logica, en het besluit kunnen aanvechten met betekenisvolle tussenkomst van een mens. Twijfel je of jouw opzet daaraan voldoet, leg die dan voor aan je functionaris gegevensbescherming of privacyjurist. Meer achtergrond lees je in ons artikel over AI in recruitment en de AVG.

Spreadsheet, ATS of een overzicht dat zichzelf vult

Waar je je overzicht in bijhoudt, hangt af van het aantal sollicitanten en hoeveel mensen meewerken. Een vergelijking op de punten die er in de praktijk toe doen:

Een spreadsheet is prima zolang je een handvol sollicitanten hebt. Vanaf tientallen reacties per week wordt het overtypen en nabellen zelf het knelpunt. Een ATS brengt structuur, maar vult zich niet vanzelf met antwoorden van kandidaten. Daarom kiezen steeds meer teams voor een laag die de eerste gesprekken voert en de uitkomst in het overzicht zet, naast het ATS dat ze al hebben.

Een kandidatenoverzicht dat zichzelf bijhoudt

Met Evaa krijgt elke sollicitant binnen vijf minuten een WhatsApp-bericht via de officiële WhatsApp Business API van Meta, ook buiten werktijden. Evaa stelt de vragen die bij jouw vacature horen, volgt op als iemand niet reageert, toetst de harde eisen en zet de samengevatte antwoorden op een overzichtelijk kandidatenbord. Collega’s kijken mee en plaatsen opmerkingen, en via Zapier koppel je Evaa aan je bestaande ATS. Je hebt er geen eigen WhatsApp-nummer voor nodig.

De pakketten beginnen bij Starter voor € 197 per maand, Groei kost € 497 per maand en Pro € 897 per maand. Voor bureaus die meerdere klanten bedienen is er een Agency-pakket. Bekijk alle pakketten en prijzen of maak direct een account aan en probeer het gratis.

Onze kijk op het kandidatenoverzicht

Wij zien bij werkgevers in techniek, kinderopvang en andere sectoren steeds hetzelfde patroon. Het overzicht is zelden het probleem. Het probleem is alles wat er nog niet in staat: de sollicitant die nog niet gebeld is, de voicemail die niet is teruggebeld, het antwoord dat in iemands mailbox zit.

Een kandidatenoverzicht wordt pas waardevol als het de werkelijkheid laat zien zonder dat een recruiter alles moet overtypen. Daarom hebben wij Evaa zo gebouwd dat het gesprek en het overzicht één ding zijn. Elke sollicitant krijgt direct een bericht, beantwoordt gerichte vragen en staat daarna met een samenvatting op het bord. Wie niet reageert, krijgt vanzelf een herinnering.

Het gevolg is dat recruiters hun dag niet meer beginnen met nabellen, maar met de kandidaten die al door de voorselectie zijn. Het menselijke werk, het echte gesprek en het besluit, krijgt de tijd die het verdient. Dat is volgens ons waar een kandidatenoverzicht voor bedoeld is.

de redactie

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een kandidatenoverzicht en een kandidatenbestand?

Een kandidatenoverzicht bevat sollicitanten in een lopende procedure en verandert elke dag. Een kandidatenbestand of talentpool bevat mensen die je later wilt benaderen voor een nieuwe vacature. Voor dat bestand heb je toestemming van de kandidaat nodig zodra je gegevens langer dan de gebruikelijke vier weken na de procedure bewaart.

Hoe lang mag ik gegevens van afgewezen sollicitanten bewaren?

De Autoriteit Persoonsgegevens noemt het gebruikelijk om ze uiterlijk vier weken na afloop van de sollicitatieprocedure te verwijderen. Geeft de sollicitant toestemming, dan is maximaal één jaar een redelijke termijn. Noteer bij elke kandidaat de einddatum, zodat je niets vergeet.

Kan ik een kandidatenoverzicht in Excel bijhouden?

Ja, voor een klein aantal sollicitaties werkt een spreadsheet prima, mits je keuzelijsten gebruikt voor status en bron en één unieke sleutel per kandidaat. Bij grotere aantallen gaat er veel tijd zitten in overtypen, nabellen en dubbelingen opsporen. Dan loont een systeem dat antwoorden van kandidaten automatisch in het overzicht zet.

Hoeveel statussen heeft een goed overzicht nodig?

Zes tot acht is voor de meeste werkgevers genoeg: van nieuw en benaderd tot gesprek, aanbod, aangenomen en afgewezen. Elke status moet duidelijk maken wie er aan zet is. Vage statussen als “in behandeling” kun je beter schrappen.

Mag ik mijn opdrachtgever of collega’s laten meekijken in het overzicht?

Dat mag, zolang je niet meer deelt dan nodig is voor hun beoordeling en het delen beveiligd gebeurt. Een gedeeld overzicht met rechten per gebruiker is veiliger dan cv’s als bijlage mailen. Spreek ook af wat er met de gegevens gebeurt nadat de beoordeling is afgerond.

Bronnen

• Autoriteit Persoonsgegevens: Sollicitaties
• Autoriteit Persoonsgegevens: Personal data of applicants
• Autoriteit Persoonsgegevens: Voorwaarden voor screening
• Autoriteit Persoonsgegevens: Regels voor geautomatiseerde besluitvorming bij werving en selectie
• AVG-Helpdesk Zorg en Welzijn: Bewaartermijn personeelsdossier, cv’s delen

Aanbevelingen

• Sollicitanten automatisch opvolgen, binnen 5 minuten
• Kandidaten automatisch benaderen via WhatsApp
• Kandidaten automatisch screenen via WhatsApp
• Kandidaten automatisch kwalificeren: hoe werkt dat?