Vacatures moeilijk in te vullen? Zo krijg je ze toch gevuld

Krijg je een vacature maar niet ingevuld, dan ligt dat meestal aan drie dingen. Er reageren te weinig mensen, de mensen die reageren passen niet bij je eisen, of je raakt geschikte sollicitanten kwijt tussen hun reactie en het eerste gesprek. Aan de krapte zelf verander je weinig. Aan die drie punten wel. In dit artikel lees je hoe groot het probleem in Nederland op dit moment is, waar het vastloopt en welke maatregelen echt verschil maken: van strengere eisen loslaten tot binnen een paar minuten reageren op elke sollicitant.

Kort samengevat

• Volgens het UWV vond werkgevers 45% van de nieuwe vacatures in 2025 moeilijk vervulbaar. In de bouw en de industrie lag dat aandeel het hoogst.
• De markt is minder krap dan een paar jaar geleden, maar voor technische functies en functies in de zorg blijft werven lastig.
• Kijk eerst kritisch naar je eisen. Elke eis die niet echt nodig is, maakt je groep kandidaten kleiner.
• Een korte, concrete vacaturetekst met salaris en sollicitatiestappen levert meer reacties op dan een lange lijst met eisen.
• De snelste winst zit vaak in de opvolging: wie snel en persoonlijk contact opneemt, verliest minder sollicitanten aan andere werkgevers.

Inhoudsopgave

• Hoe krap is de arbeidsmarkt nu echt?
• Waarom een vacature blijft openstaan
• Begin bij de functie, niet bij de werving
• Een vacaturetekst die wél reacties oplevert
• Breder zoeken: groepen en kanalen die je overslaat
• De sollicitant die je al hebt, raak je snel weer kwijt
• Hoe wij ernaar kijken
• Elke sollicitant direct te woord staan met Evaa
• Stappenplan voor een vacature die al maanden openstaat
• Veelgestelde vragen
• Bronnen

Hoe krap is de arbeidsmarkt nu echt?

De cijfers geven een dubbel beeld. Volgens het CBS waren er in het tweede kwartaal van 2026 95 vacatures voor elke 100 werklozen. Dat zijn er minder dan in de jaren waarin werkgevers om elke kandidaat moesten vechten. Toch merk je daar in veel functies weinig van.

In het werkgeversonderzoek van het UWV over 2025 gaven werkgevers aan dat 45% van de vacatures uit de afgelopen twaalf maanden moeilijk vervulbaar was. Dat is bijna de helft. Het probleem was het grootst in de bouw, de industrie en de sector overige dienstverlening, cultuur, sport en recreatie. Bij de beroepen die werkgevers het vaakst noemden, gaat het in 27% van de gevallen om technische functies, zoals monteurs, CNC-operators, lassers en bouwvakkers. Daarna volgen functies in zorg en welzijn (14%), zoals assistenten bij huisarts, tandarts of apotheek, verpleegkundigen, begeleiders en psychologen.

Het UWV zegt het zelf: de arbeidsmarkt is minder krap dan een paar jaar geleden, maar de krapte is zeker niet verdwenen. Voor een installatiebedrijf dat een servicemonteur zoekt of een kinderopvang die een pedagogisch medewerker nodig heeft, voelt 2026 dus nog steeds als een krappe markt. Hoe gemiddeld de landelijke cijfers ook zijn: bij jouw functie in jouw regio kan het heel anders liggen.

Waarom een vacature blijft openstaan

Het UWV ziet steeds dezelfde oorzaken: te weinig sollicitanten, een mismatch in vaardigheden en specialistisch werk. Soms spelen ook salariswensen, arbeidsvoorwaarden of werktijden mee waar een werkgever niet aan kan voldoen. In de praktijk komt daar een oorzaak bij die niet in de onderzoeken staat: sollicitanten die wel reageren, maar onderweg afhaken.

Het loont om eerst eerlijk vast te stellen welke oorzaak bij jou speelt. Een vacature met veertig reacties en geen enkele aanname heeft een ander probleem dan een vacature met drie reacties. In het eerste geval zit het knelpunt in je selectie of opvolging, in het tweede in je bereik of je aanbod.

Begin bij de functie, niet bij de werving

Als een vacature al maanden openstaat, ligt het voor de hand om meer te adverteren. Vaak helpt het meer om de functie zelf onder de loep te nemen. Het UWV raadt werkgevers aan om na te gaan of alle gevraagde vaardigheden echt nodig zijn en meer te letten op wat iemand kan, in plaats van alleen op diploma’s en werkervaring.

Stel jezelf per eis drie vragen:

1. Is dit nodig op de eerste werkdag, of kan iemand het binnen zes maanden leren? Een rijbewijs voor een buitendienstfunctie is een harde eis. Vijf jaar ervaring met één bepaald softwarepakket meestal niet.
2. Is de eis wettelijk verplicht? Een VCA-certificaat of een BIG-registratie kun je niet loslaten. Een mbo 4-diploma als je ook mensen met mbo 3 en ervaring kunt inwerken vaak wel.
3. Wat kost het om deze eis te laten vallen, vergeleken met nog drie maanden een lege plek? Vaak is inwerken goedkoper dan wachten.

Werk.nl adviseert om bij schaarste niet alleen naar diploma en werkervaring te kijken, maar ook naar skills, Ervaringscertificaten, omscholing, taakherontwerp en Open Hiring. Taakherontwerp betekent dat je een functie opsplitst: de specialist doet het werk waar het vakmanschap voor nodig is en een minder ervaren collega neemt de voorbereiding, administratie of het eenvoudigere werk over. Zo zoek je voortaan één schaarse en één minder schaarse kandidaat, in plaats van twee schaarse.

Veel werkgevers doen dit al. In een eerder onderzoek van het UWV gaf 45% van de werkgevers aan kandidaten aan te nemen die niet volledig aan de eisen voldeden en hen zelf op te leiden. Dat cijfer komt uit 2021, maar het laat zien dat zelf opleiden geen noodgreep meer is. Het is een gangbare manier om een vacature te vervullen.

Eén grens geldt altijd. Je mag kandidaten in de meeste gevallen niet uitsluiten op leeftijd, afkomst of godsdienst. Bij een eis als “jong en dynamisch team” of “maximaal 35 jaar” loop je dus niet alleen kandidaten mis, je loopt ook juridisch risico. Twijfel je of een eis voor jouw functie onder een wettelijke uitzondering valt? Vraag het dan na bij je HR-adviseur of een arbeidsrechtjurist voordat de vacature online gaat.

Een vacaturetekst die wél reacties oplevert

Blijven de reacties uit, kijk dan naar je tekst. Werk.nl geeft concrete richtlijnen voor een goede vacaturetekst: kies een herkenbare functietitel, leg in hooguit twee zinnen uit waarom het werk interessant is, beschrijf de taken en een gewone werkdag, en houd het bij maximaal zeven eisen. Vermeld salaris, uren, contractvorm, secundaire arbeidsvoorwaarden, het team en hoe de sollicitatie verloopt.

In de praktijk betekent dat:

• Een titel die kandidaten zelf intypen. “Servicemonteur cv-ketels” in plaats van “Field Service Specialist”. Wie zoekt, zoekt op het woord dat hij zelf gebruikt.
• Het salaris erin. Een salarisrange haalt de kandidaten eruit die toch zouden afhaken en geeft de rest een reden om te reageren.
• Een gewone werkdag in plaats van een opsomming. “Je begint om 7.30 uur in de bus, doet gemiddeld vier klussen per dag en bent om 16.30 uur thuis” zegt meer dan tien bullets met competenties.
• Een duidelijke volgende stap. Vertel hoe iemand kan solliciteren, wanneer hij iets hoort en wanneer de gesprekken zijn.
• Mobiel eerst. Veel vakmensen zoeken op hun telefoon, vaak in de pauze. Een formulier met een verplichte cv-upload en tien velden is daar een drempel.

Spreek de kandidaat aan met “je” of “u”, afhankelijk van je doelgroep, en beschrijf het team en de sfeer. Dat zijn kleine dingen, maar daardoor leest een vacature als een uitnodiging en niet als een inkoopspecificatie. Hoe je een vacature vervolgens actief onder de aandacht brengt, lees je in ons artikel over jobmarketing voor vacatures.

Breder zoeken: groepen en kanalen die je overslaat

Als je altijd in dezelfde vijver vist, vang je dezelfde vis. Het UWV noemt in zijn overzicht van oplossingen voor personeelstekorten een aantal manieren om meer talent te bereiken: mensen laagdrempelig kennis laten maken met je organisatie, stageplekken aanbieden en openstaan voor groepen als statushouders, mensen met een arbeidsbeperking en gepensioneerden.

Een paar manieren om dat in te vullen:

• Een meeloopdag of open werkplaats. Iemand die een ochtend heeft meegedraaid, weet of het werk bij hem past. Dat maakt de stap naar solliciteren kleiner.
• Zij-instromers met verwant werk. Een vrachtwagenmonteur kan vaak sneller servicemonteur worden dan je denkt. Het UWV heeft een publicatie over verwante beroepen die werkgevers helpt om op skills te werven.
• Oud-sollicitanten en oud-medewerkers. De kandidaat die vorig jaar net tweede werd, is nu misschien wel beschikbaar. Met een goed bijgehouden talentpool hoef je niet steeds bij nul te beginnen.
• Je eigen medewerkers. Het UWV noemt behoud net zo belangrijk als werving, omdat tevreden medewerkers goede ambassadeurs zijn. Een doorverwijsregeling werkt alleen als mensen trots zijn op hun werk.

Soms is de beste oplossing om helemaal niet te werven. Het UWV wijst er ook op dat je tekorten kunt verkleinen door werk anders in te richten: medewerkers efficiënter inzetten, je richten op kerntaken en technologie zoals AI inzetten. Meer daarover lees je in onze gids over wat je zelf aan personeelstekort kunt doen.

De sollicitant die je al hebt, raak je snel weer kwijt

Dit punt krijgt de minste aandacht en levert vaak het meeste op. Bij een moeilijk vervulbare functie is elke sollicitant waardevol. Toch gaat het in veel bedrijven zo: de sollicitatie komt op vrijdagavond binnen, de recruiter belt op maandag, krijgt de voicemail, stuurt op woensdag een mail en hoort niets meer. Een vakman die op zoek is, heeft in die tijd al drie andere werkgevers gesproken.

Wat helpt:

1. Leg de stappen vooraf vast. Weet voordat de vacature live gaat wie de eerste selectie doet, wie de gesprekken voert en op welke dagen.
2. Bepaal je harde eisen vooraf. Twee of drie knock-outvragen (rijbewijs, beschikbaarheid, woonafstand) schiften sneller en eerlijker dan een cv lezen op gevoel.
3. Reageer dezelfde dag, het liefst binnen het uur. Snelheid laat zien dat je de kandidaat serieus neemt.
4. Kies het kanaal van de kandidaat. Iemand die op de bouwplaats staat, neemt een onbekend nummer niet op, maar leest een bericht in de pauze wel. In ons artikel over WhatsApp versus bellen en e-mail zetten we de verschillen op een rij.
5. Volg op als het stil blijft. Eén herinnering na een dag levert vaak meer op dan een nieuwe advertentie.
6. Beoordeel gestructureerd. De handleiding van de Rijksoverheid voor gestructureerde interviews adviseert vooraf vastgestelde STARR-vragen, een normeringstabel en scoreformulieren. Dan geeft iedere kandidaat antwoord op dezelfde vragen en kun je eerlijk vergelijken.

Waar in jouw proces de tijd precies wegloopt, zie je in ons overzicht van werving en selectie en de doorlooptijd.

Hoe wij ernaar kijken

We zien bij werkgevers in de techniek en de kinderopvang steeds hetzelfde patroon. Er wordt veel energie en budget gestoken in meer sollicitanten binnenhalen, terwijl de grootste lekkage verderop zit. Een sollicitatie die binnenkomt is geen kandidaat. Het is een moment waarop iemand interesse heeft, en dat moment duurt kort.

Daarom vinden we de snelheid van het eerste contact minstens zo belangrijk als de vacaturetekst. Wie binnen een paar minuten een persoonlijk bericht krijgt met twee of drie gerichte vragen over de functie, blijft betrokken. Wie vier dagen later een voicemail krijgt, is vaak al verder. Bij moeilijk vervulbare functies maakt dat verschil uit, want je kunt het je niet veroorloven om ook maar één geschikte vakman te laten liggen.

We geloven ook niet dat technologie de recruiter vervangt. Automatisering moet het eerste contact, de opvolging en het uitvragen van harde eisen overnemen. Zo houdt de recruiter tijd over voor het gesprek dat er echt toe doet: het gesprek met de kandidaat die past. Wat AI in de selectie wel en niet hoort te doen, beschrijven we in ons artikel over AI voor kandidaatselectie.

- User

Elke sollicitant direct te woord staan met Evaa

Evaa start automatisch een gesprek via de officiële WhatsApp Business API van Meta met iedere sollicitant, binnen vijf minuten na de sollicitatie en ook buiten kantoortijd. Evaa stelt vragen die bij de vacature horen, selecteert vooraf op je harde eisen, stuurt zelf een herinnering als iemand niet reageert en zet alle antwoorden samengevat in een overzichtelijk kandidatenbord.

Je hebt geen eigen WhatsApp-nummer nodig, je bestaande ATS kun je via Zapier koppelen in plaats van vervangen, en collega’s kunnen meekijken en opmerkingen toevoegen. Evaa is AVG-proof. De pakketten beginnen bij Starter voor € 197 per maand, Groei kost € 497 per maand en Pro € 897 per maand. Voor bureaus die meerdere klanten bedienen is er een Agency-pakket. Je begint met een gratis proefperiode. Bekijk de pakketten en prijzen of lees hoe je kandidaten automatisch benadert via WhatsApp.

Stappenplan voor een vacature die al maanden openstaat

Staat je vacature al langer dan twee of drie maanden open? Loop dan deze stappen in volgorde door:

1. Meet waar het vastloopt. Tel het aantal reacties, het aantal mensen dat je echt hebt gesproken en het aantal dat afhaakte. Zo weet je of je een probleem hebt met je bereik, je selectie of je opvolging.
2. Schrap overbodige eisen. Houd alleen de eisen over die op de eerste dag nodig of wettelijk verplicht zijn.
3. Herschrijf de tekst. Een herkenbare titel, het salaris, een gewone werkdag, hooguit zeven eisen en een duidelijke volgende stap.
4. Verbreed je doelgroep. Zij-instromers, verwante beroepen, oud-sollicitanten, stagiairs en groepen die je tot nu toe niet aansprak.
5. Maak solliciteren makkelijk. Laat een verplichte motivatiebrief los en zorg dat het formulier op een telefoon in twee minuten is ingevuld.
6. Reageer binnen minuten, niet binnen dagen. Automatiseer het eerste contact en de opvolging, zodat ook sollicitaties in het weekend direct antwoord krijgen. Hoe dat werkt, lees je in kandidaten automatisch kwalificeren.
7. Overweeg zelf opleiden. Bereken wat inwerken kost en zet dat af tegen de kosten van een plek die nog langer leeg blijft.
8. Evalueer na vier weken. Kijk opnieuw naar de cijfers van stap 1 en pas aan wat nog steeds niet werkt.

Veelgestelde vragen

Is het een vacature vervullen of een vacature invullen?

Allebei kan. “Een vacature vervullen” is de formele vorm en wordt gebruikt in onderzoeken, bijvoorbeeld bij de term moeilijk vervulbare vacatures. “Een vacature invullen” is gewone spreektaal en betekent hetzelfde: iemand aannemen voor een open functie.

Wanneer heet een vacature moeilijk vervulbaar?

In onderzoek van het UWV is dat het oordeel van de werkgever zelf: de vacature is lastig te vervullen omdat er te weinig sollicitanten zijn, sollicitanten niet aan de eisen voldoen of het werk heel specialistisch is. Er is geen vaste termijn. In de praktijk spreken veel werkgevers van een probleem als een functie langer openstaat dan hun gebruikelijke doorlooptijd.

Hoe vind ik personeel als er bijna geen kandidaten zijn?

Kijk verder dan de mensen die precies aan je profiel voldoen. Werf op skills, kijk naar verwante beroepen, bied stages of meeloopdagen aan en sta open voor zij-instromers die je zelf opleidt. En zorg dat je de schaarse sollicitanten die wel reageren snel en persoonlijk benadert, zodat je ze niet verliest aan een andere werkgever.

Helpt recruitmentsoftware bij moeilijk vervulbare functies?

Software maakt de markt niet groter, maar zorgt er wel voor dat je minder kandidaten verliest. Bij schaarse functies zit de winst in snel eerste contact, automatische opvolging en voorselectie op harde eisen. Daar is Evaa voor gemaakt: de recruiter houdt tijd over voor de gesprekken met geschikte kandidaten.

Bronnen

CBS: Spanning op de arbeidsmarkt UWV: Daling moeilijk vervulbare vacatures, werkgeversonderzoek 2025 UWV: Werkgevers leiden vaker nieuw personeel op door aanhoudende krapte UWV: Zo gaan werkgevers om met moeilijk vervulbare vacatures UWV: Oplossingen voor personeelstekorten UWV: Verwante beroepen 2026 werk.nl: Breder werven voor nieuw talent werk.nl: Een goede vacaturetekst schrijven werk.nl: Discriminatie bij sollicitatie Rijksoverheid: In 4 stappen naar een gestructureerd interview

Aanbevelingen

• Personeel werven: waar het in de praktijk misgaat
• Personeelstekort: wat je er zelf aan kunt doen
• Kandidaten automatisch kwalificeren: hoe werkt dat?
• Van formulier naar sollicitatiegesprek: wat er misgaat