evaa
← All articles

Koppeling met een vacaturesite: zo werkt het en wat het oplevert

Koppeling met een vacaturesite: zo werkt het en wat het oplevert

Isometrische systemen gekoppeld via een vacuümstroom

Met een koppeling tussen je vacaturesysteem en een vacaturesite hoef je een vacature maar één keer te maken. Je ATS of recruitmentsoftware zet hem automatisch online, werkt hem bij en haalt hem weer offline. Sollicitaties komen ook automatisch terug in je eigen systeem. Dat gaat via een API, een webhook of een XML-feed. Welke vorm je kiest, hangt af van wat de vacaturesite ondersteunt en van wat je ATS kan. Hieronder lees je hoe de drie vormen werken, welke gegevens er tussen de systemen gaan, wat zo’n koppeling ongeveer kost, waar je op let met de AVG en wat je doet op het moment dat een sollicitatie binnenkomt. Dat laatste moment beslist of je de kandidaat ook echt spreekt.

Evaa
Reageer sneller op sollicitaties
Evaa helpt werkgevers kandidaten binnen vijf minuten na hun sollicitatie te benaderen via WhatsApp Business API van Meta.
Bekijk Evaa

Kort samengevat

  • Een vacaturekoppeling zorgt dat vacatures uit je ATS vanzelf op een vacaturesite komen en dat sollicitaties vanzelf terugkomen in je systeem. Je typt niets meer dubbel over.
  • Er zijn drie gangbare vormen: een API of webhook (realtime), een XML-feed (die de vacaturesite periodiek uitleest) en een embed of iFrame op je eigen werken-bij-site.
  • Leg vooraf vast welk systeem per gegeven leidend is en welke velden je echt nodig hebt. Met minder data blijft de koppeling eenvoudiger en veiliger.
  • Sollicitatiegegevens verwijder je volgens de Autoriteit Persoonsgegevens uiterlijk vier weken na de procedure, of maximaal een jaar als de kandidaat toestemming geeft.
  • De koppeling zorgt dat de sollicitatie binnenkomt. Of de kandidaat ook in gesprek komt, hangt af van hoe snel je reageert. Daar zit voor de meeste werkgevers de grootste winst.

Inhoudsopgave

Wat een koppeling met een vacaturesite precies doet

Zonder koppeling plaats je dezelfde vacature met de hand op je website, op een paar jobboards en misschien op een regionale vacaturebank. Wijzig je het salaris of de uren, dan pas je dat op elke plek apart aan. Is de vacature vervuld, dan moet je hem op al die plekken weer offline halen. Sollicitaties komen per e-mail binnen, via een inlogomgeving van het jobboard of via een formulier, en iemand zet ze daarna met de hand in het ATS.

Een koppeling haalt dat handwerk weg. De regionale vacaturesite Noorderlink legt het zo uit: vacatures die je in je eigen systeem aanmaakt of bijwerkt, verschijnen automatisch op de vacaturesite, zonder dat je ze met de hand plaatst. Technisch gezien wisselen twee systemen daarbij automatisch gegevens en acties uit via een vastgelegde technische interface. Het ene systeem vraagt gegevens op bij het andere of stuurt wijzigingen door.

Het gaat dus om twee richtingen:

  • Uitgaand: vacatures, wijzigingen en de status online of offline gaan van je ATS naar de vacaturesite.
  • Inkomend: sollicitaties, cv’s, motivaties en antwoorden op vragen gaan van de vacaturesite naar je ATS.

Niet elke vacaturesite ondersteunt beide richtingen. Sommige jobboards lezen alleen je vacatures uit en sturen de kandidaat voor het solliciteren door naar je eigen site. Andere jobboards nemen sollicitaties zelf in ontvangst en sturen ze door. Vraag daarom altijd eerst na welke richting een jobboard ondersteunt.

De drie manieren om te koppelen

In de praktijk kom je drie vormen tegen. Ze verschillen in snelheid, technische inspanning en controle.

Vorm Hoe het werkt Snelheid van updates Geschikt voor
API met webhooks Je ATS stuurt direct een bericht zodra een vacature verandert, en de vacaturesite stuurt sollicitaties terug Direct Grotere werkgevers en bureaus met veel vacatures en wisselende status
XML-feed Je ATS publiceert een bestand met alle actuele vacatures. De vacaturesite leest dat bestand op vaste momenten uit Met vertraging, afhankelijk van hoe vaak de feed wordt uitgelezen Doorplaatsen naar meerdere jobboards zonder maatwerk
Embed of iFrame De vacaturelijst van je ATS wordt als blok op je eigen werken-bij-site getoond Direct, maar alleen op je eigen site Snel live op je eigen website, met weinig techniek

API en webhooks

Een API is de meest complete vorm. Je ATS en de vacaturesite praten rechtstreeks met elkaar. De Vlaamse arbeidsbemiddelaar VDAB beschrijft voor zijn eigen vacature-API hoe webhooks direct een verzoek sturen zodra een vacature wordt gepubliceerd, gewijzigd of offline gehaald. Dat werkt sneller dan polling, waarbij een systeem steeds zelf moet nagaan of er iets veranderd is. Een API kost bij de start wel ontwikkeltijd, en iemand moet de koppeling daarna onderhouden.

Webhooks reageren direct, polling controleert herhaaldelijk

XML-feed

Veel Nederlandse jobboards werken met een XML-feed. Je ATS zet alle actuele vacatures in een vast formaat in één bestand, en het jobboard haalt dat bestand op. Bij Jobsonline moet je eerst een keuze maken in het type feed voordat je de koppeling kunt gebruiken. Zo’n feed kan ook verder reiken dan één site. Joof.nl biedt werkgevers, recruiters en multiposters de mogelijkheid om vacatures via een XML-feed automatisch door te plaatsen naar Werk.nl, het vacatureplatform van UWV. Het nadeel is dat sollicitaties bij een feed meestal niet automatisch terugkomen. De kandidaat klikt door naar je eigen sollicitatieformulier.

Embed of iFrame

Deze vorm is vooral bedoeld voor je eigen werken-bij-site. Je plakt een stukje code op je website en de vacatures uit je ATS verschijnen op die pagina. Dat staat snel, maar je hebt weinig invloed op de opmaak. Een iFrame is bovendien minder goed vindbaar in Google, omdat de vacaturetekst technisch gezien niet op je eigen pagina staat. Voor een site die op vacatures moet scoren in Google is een API-koppeling daarom de betere keuze.

Welke gegevens er tussen de systemen gaan

Volgens Recruitmenttech.nl kun je via een ATS-koppeling onder meer de volgende gegevens uitwisselen: vacatures en publicatiestatussen, kandidaten en contactgegevens, sollicitaties en procesfasen. Daarnaast gaat het om interviews, beoordelingen, locaties, gebruikers, documenten en statussen rond aanname en onboarding.

Voor een koppeling met een vacaturesite heb je meestal maar een deel daarvan nodig:

  • Van ATS naar vacaturesite: functietitel, omschrijving, locatie, uren, salarisindicatie, contractvorm, opleidingsniveau, categorie, publicatiedatum, sluitingsdatum en de status online of offline.
  • Van vacaturesite naar ATS: naam, e-mailadres, telefoonnummer, cv, motivatie, antwoorden op knock-outvragen, de bron (van welke site de kandidaat komt) en het vacature-ID waarop is gesolliciteerd.

Zet dat telefoonnummer en de bron niet zomaar op het lijstje. Zonder telefoonnummer kun je een kandidaat niet snel bereiken, en zonder bron weet je niet welk jobboard je geld oplevert.

Bepaal ook welk systeem per gegeven leidend is. Een praktische verdeling: het ATS is de bron voor vacatures en sollicitatiestatussen, het HR-systeem voor medewerkergegevens zodra iemand in dienst is. Een goede koppeling legt vast welke velden er overgaan en ook wanneer dat gebeurt.

Wil je vacatures goed laten matchen op een vacaturesite, vul ze dan zo volledig mogelijk in. VDAB zegt het ook: vacatures en kandidaatprofielen moeten zo volledig en nauwkeurig mogelijk zijn voor de beste matching. Een lege salarisregel of een vage locatie neem je via een koppeling net zo goed mee naar elke site waarop de vacature verschijnt.

Wat een vacaturekoppeling kost

De kosten hangen af van wie de koppeling bouwt en onderhoudt. Een bruikbaar voorbeeld zijn de tarieven die Noorderlink op zijn site noemt. Via de ene ATS-partner betaal je € 438 setupkosten en € 650 per jaar voor onderhoud, via de andere € 925 setupkosten en € 1.450 per jaar, inclusief twee jobboards. De derde optie is de eigen API van Noorderlink, die je zelf koppelt en onderhoudt.

Dat patroon zie je bij veel vacaturesites terug: eenmalige setupkosten, een jaarbedrag voor onderhoud, of zelf bouwen met je eigen ontwikkelaar. Vraag bij elke vacaturesite na:

  1. Ondersteunt de site een API, een XML-feed of allebei?
  2. Wie bouwt de koppeling: de vacaturesite, je ATS-leverancier of jij zelf?
  3. Wat zijn de setupkosten en wat kost het onderhoud per jaar?
  4. Komen sollicitaties automatisch terug in je ATS, of alleen de klik naar je eigen site?
  5. Hoe vaak wordt een feed uitgelezen, en hoe snel gaat een vacature offline?

Zo richt je een koppeling in, stap voor stap

Begin niet bij de techniek maar bij je proces. Recruitmenttech.nl raadt aan om eerst in kaart te brengen waar vacatures worden aangemaakt, waar sollicitaties binnenkomen en welk systeem per gegeven leidend is. Een koppeling is vooral nuttig als hij voorkomt dat je dezelfde gegevens op meerdere plekken met de hand invoert.

  1. Teken je huidige proces uit. Waar ontstaat een vacature, wie keurt hem goed, op welke sites komt hij en waar landt een sollicitatie? Schrijf ook op wie de eerste reactie aan de kandidaat stuurt en hoe lang dat nu duurt.
  2. Kies per gegeven het leidende systeem. Meestal is dat het ATS voor vacatures en statussen. Wijzig je vacatures nooit los op een jobboard, anders lopen de systemen uit elkaar.
  3. Beperk de data. Neem alleen de velden mee die je echt gebruikt en geef de koppeling zo beperkt mogelijke toegangsrechten.
  4. Kies de koppelvorm per site. Gebruik een API waar het kan en waar het volume het rechtvaardigt, en een XML-feed voor het brede doorplaatsen.
  5. Test met één vacature. Zet hem online, wijzig hem, haal hem offline en solliciteer zelf. Controleer of alles in je ATS terechtkomt, inclusief het telefoonnummer en de bron.
  6. Regel de opvolging. Spreek af wat er gebeurt in het eerste uur na een sollicitatie. Dat bespreken we hieronder.

Kijk je bij het uittekenen van dat proces ook breder naar automatisering, dan geeft dit overzicht van AI-tools voor het mkb een goed beeld van wat je per stap kunt inzetten. Over het koppelen van je ATS aan andere tools lees je meer in ons artikel over de ATS-koppeling.

Privacy en de AVG bij een vacaturekoppeling

Bij een koppeling gaan persoonsgegevens van sollicitanten tussen meerdere systemen heen en weer. Zo richt je dat netjes in:

  • Bewaartermijn. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens is het gebruikelijk om sollicitatiegegevens uiterlijk 4 weken na afloop van de procedure te verwijderen. Geeft de kandidaat toestemming, dan mag je ze maximaal een jaar bewaren. Zorg dat die termijn in elk gekoppeld systeem geldt, dus niet alleen in je ATS. Ook het formulier op je website en de inbox van het jobboard moeten opgeruimd worden.
  • Geen gezondheidsvragen. Een werkgever mag in de sollicitatieprocedure niet naar de gezondheid vragen. Dat geldt ook voor knock-outvragen die je via een koppeling of chat stelt. Twijfel je of een vraag over fysieke belastbaarheid mag, leg hem dan voor aan je privacyfunctionaris of arbeidsjurist voordat je hem live zet.
  • Rechtsgrondslag. Leg in je privacyverklaring vast op welke grond je sollicitatiegegevens verwerkt. De Rijksoverheid gebruikt voor sollicitaties bij het ministerie van Algemene Zaken bijvoorbeeld het gerechtvaardigd belang als rechtsgrondslag.
  • Verwerkersovereenkomsten. Iedere partij die namens jou sollicitatiegegevens verwerkt, zoals je ATS-leverancier, de koppelpartner of een chattool, heeft een verwerkersovereenkomst met je nodig.

Wil je kandidaten na hun sollicitatie via WhatsApp benaderen, lees dan eerst of je sollicitanten via WhatsApp mag benaderen en onder welke voorwaarden.

Na de koppeling: het moment dat de sollicitatie binnenkomt

Met een goede koppeling staat je vacature overal goed en landt elke sollicitatie netjes in je ATS. Daarna begint het eigenlijke werk. Bij veel werkgevers ligt de sollicitatie dan een dag of langer in het systeem. Daarna volgt een telefoontje dat op de voicemail eindigt, en een e-mail die in de spam belandt. Ondertussen heeft de kandidaat ook bij twee andere werkgevers gesolliciteerd.

Daar werken wij aan. Evaa koppel je aan dezelfde stroom sollicitaties. Binnen vijf minuten na een sollicitatie start Evaa een WhatsApp-gesprek met de kandidaat, via de officiële WhatsApp Business API van Meta, ook 's avonds en in het weekend. In dat gesprek:

  • stelt Evaa vacaturespecifieke vragen, zoals over rijbewijs, beschikbaarheid, diploma of reisafstand;
  • maakt Evaa een voorselectie op je harde eisen;
  • stuurt Evaa zelf een herinnering als de kandidaat niet reageert;
  • vat Evaa de antwoorden samen in een overzichtelijk kandidatenbord, waar collega’s kunnen meekijken en opmerkingen kunnen toevoegen.

Via Zapier koppel je Evaa aan je bestaande ATS, zonder dat je dat ATS hoeft te vervangen. Je hebt geen eigen WhatsApp-nummer nodig. Hoe dat technisch loopt, lees je in WhatsApp koppelen aan je ATS. Voor de vragen zelf hebben we de beste pre-screeningvragen per functie op een rij gezet.

Voor uitzendbureaus en moeilijk vervulbare vacatures

De winst van een koppeling is het grootst als je veel vacatures tegelijk beheert.

Uitzend- en recruitmentbureaus met meerdere opdrachtgevers plaatsen vaak tientallen vacatures op meerdere jobboards tegelijk. Een koppeling voorkomt dan dat een vervulde vacature nog wekenlang op een site blijft staan, want dat kost je reacties die je niet kunt plaatsen en een slechte indruk bij kandidaten. Door de bron mee te sturen zie je ook per opdrachtgever welk jobboard rendeert. Met Evaa krijgt elke vacature haar eigen vragen, zodat een kandidaat voor een heftruckfunctie andere vragen krijgt dan een kandidaat voor een kinderopvangvacature. Meer daarover in onze recruitment chatbot voor recruitmentbureaus.

Voor uitzendbureaus en moeilijk vervulbare vacatures

Bedrijven met moeilijk vervulbare vacatures, zoals in de techniek, de zorg of de kinderopvang, hebben vooral baat bij een breed bereik en snelle opvolging. Een XML-feed naar meerdere vacaturesites vergroot je bereik. Elke sollicitant op een krappe markt is waardevol, dus de eerste reactie moet snel komen. Betaal je voor campagnes of jobboards, dan bepaalt die snelheid ook wat je advertentiebudget oplevert. Zie ook conversie na recruitmentcampagnes verhogen.

Onze kijk op vacaturekoppelingen

Een koppeling met een vacaturesite lost een echt probleem op: dubbel werk, fouten en vacatures die te lang online blijven staan. We raden elke werkgever met meer dan een handvol vacatures aan om dat goed te regelen.

Toch zien we dat veel teams daar stoppen. De vacature staat overal, de sollicitaties komen netjes binnen, en dan wacht de kandidaat. Een sollicitatie is geen kandidaat zolang je hem nog niet gesproken hebt. De snelheid van je eerste contact bepaalt of een koppeling zich terugverdient.

Daarom vinden we dat de koppeling niet bij je ATS moet ophouden, maar moet doorlopen tot in het gesprek met de kandidaat. Evaa start dat gesprek binnen vijf minuten via WhatsApp, het kanaal dat kandidaten toch al openen. Evaa stelt de vragen die jij anders aan de telefoon stelt en volgt op als iemand niet reageert. Jij begint je dag met een bord vol kandidaten die al zijn voorgeselecteerd, in plaats van een lijst met namen die je nog moet nabellen.

de redactie

Van sollicitatie naar gesprek met Evaa

Wil je dat elke sollicitatie via je vacaturekoppeling binnen vijf minuten een WhatsApp-gesprek wordt? Evaa werkt naast je bestaande ATS en koppel je via Zapier. Je start met een gratis proefperiode.

Evaa

De pakketten beginnen bij Starter voor € 197 per maand. Groei kost € 497 per maand en Pro € 897 per maand. Voor bureaus die meerdere opdrachtgevers bedienen is er een Agency-pakket. Bekijk alle pakketten en prijzen, of lees eerst hoe Evaa naast je ATS de eerste gesprekken voert.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een API-koppeling en een XML-feed?

Bij een API praten twee systemen rechtstreeks met elkaar, en met webhooks gaat een wijziging direct door. Bij een XML-feed zet je ATS alle vacatures in een bestand dat de vacaturesite op vaste momenten uitleest. Een feed is eenvoudiger op te zetten, maar sollicitaties komen er meestal niet automatisch mee terug.

Heb ik een ATS nodig voor een koppeling met een vacaturesite?

Voor de meeste koppelingen wel, want de vacatures moeten ergens vandaan komen en de sollicitaties ergens landen. Voor kleinere werkgevers kan een licht systeem volstaan. Lees wanneer een klein bedrijf een ATS nodig heeft om te bepalen wat bij jou past.

Hoe lang mag ik gegevens van sollicitanten bewaren?

Het is gebruikelijk om sollicitatiegegevens uiterlijk vier weken na afloop van de procedure te verwijderen. Met toestemming van de kandidaat mag dat maximaal een jaar. Die termijn geldt voor elk systeem waarin de gegevens via de koppeling terechtkomen.

Kan ik sollicitanten van een vacaturesite automatisch via WhatsApp benaderen?

Ja. Als de sollicitatie met telefoonnummer in je systeem binnenkomt, kan Evaa binnen vijf minuten een WhatsApp-gesprek starten via de officiële WhatsApp Business API. Hoe dat in de praktijk loopt, lees je in kandidaten automatisch benaderen via WhatsApp.

Bronnen

Aanbevelingen