evaa
← All articles

Werven zonder HR-afdeling: zo regel je het zelf, stap voor stap

Werven zonder HR-afdeling: zo regel je het zelf, stap voor stap

Abstracte methodes voor werving op geometrische platforms

Je kunt prima werven zonder HR-afdeling, zolang je het werk niet aan het toeval overlaat. Bij de meeste kleine bedrijven doet de eigenaar het, of een leidinggevende of office manager, naast het eigen werk. Dan heb je vijf dingen nodig: één persoon die het proces trekt, een korte wervingsopdracht, een vast ritme om op sollicitaties te reageren, gestructureerde gesprekken en de wettelijke regels op papier. Het eerste contact en de opvolging kun je grotendeels automatiseren. Daar lekken de meeste kandidaten weg.

Evaa
Reageer sneller op sollicitanten
Evaa helpt werkgevers kandidaten binnen vijf minuten na een sollicitatie te benaderen via WhatsApp en gerichte vragen te stellen.
Ontdek Evaa

Kort samengevat

  • Maak één persoon eigenaar van de werving en geef die vaste tijd in de agenda, ook als jullie maar een paar mensen per jaar aannemen.
  • Schrijf vóór je een vacature plaatst op welk probleem de nieuwe collega oplost, wat de harde eisen zijn en wie de beslissing neemt.
  • Reageer binnen minuten op een sollicitatie, niet binnen dagen. Dat kun je automatiseren zonder het persoonlijke contact kwijt te raken.
  • Stel iedere kandidaat dezelfde vragen in dezelfde volgorde en scoor de antwoorden op maximaal vijf competenties.
  • Ook zonder HR-specialist gelden de regels voor gelijke behandeling en de AVG, tot en met hoe lang je sollicitatiegegevens bewaart.

Inhoudsopgave

Begin bij wie het werk doet

Werving voelt bij een klein bedrijf vaak als iets wat af en toe voorbijkomt. Dat is precies het risico. Elke vacature start dan opnieuw vanaf nul: niemand weet nog welke tekst vorige keer werkte, welke sollicitanten nog in de mailbox staan of wie ze zou terugbellen.

Leg daarom drie dingen vast voordat de eerste vacature online gaat:

  1. De eigenaar. Eén naam, niet “het team”. Deze persoon bewaakt de planning, beantwoordt sollicitanten en houdt het overzicht bij.
  2. De beslisser. Vaak is dat iemand anders, bijvoorbeeld de directeur of de vakinhoudelijk leidinggevende. Spreek af wanneer die meekijkt en hoe snel die een oordeel geeft.
  3. De tijd. Reken op een vast blok per week zolang de vacature openstaat. Werving die tussen de bedrijven door gebeurt, gebeurt meestal te laat.

Inventariseer ook wat er nu al gebeurt. Wie leest de sollicitaties? Waar komen ze binnen: de algemene mailbox, een vacaturesite, een formulier op de website, LinkedIn? Hoe vaak blijft een reactie liggen? Met die lijst zie je meteen waar het proces stokt, en welke taken je beter kunt overdragen aan software.

Stap 1: schrijf eerst de wervingsopdracht

Een wervingsopdracht is een halve pagina waarop staat wat je zoekt en waarom. Het kost een uur en scheelt je weken aan verkeerde gesprekken. Neem in elk geval op:

  • Het probleem dat de nieuwe collega oplost. “We lopen achter met onderhoudsmeldingen” is bruikbaarder dan “we zoeken een monteur”.
  • Harde eisen. Wat moet iemand echt hebben of kunnen op dag één: een diploma, een rijbewijs, een certificaat, beschikbaarheid op bepaalde dagen.
  • Competenties. Het Kennisplatform Inclusief Samenleven adviseert in zijn infographic over objectief werven en selecteren om maximaal vijf competenties te kiezen. Meer kun je in een gesprek niet goed beoordelen.
  • Arbeidsvoorwaarden. Salarisrange, uren, contractvorm. Kandidaten haken af als ze daar pas in het tweede gesprek achter komen.
  • De planning. Wanneer wil je eerste gesprekken voeren, en wanneer moet iemand beginnen?

De harde eisen worden later je voorselectievragen. Houd ze dus kort en controleerbaar: een kandidaat moet ze met ja of nee kunnen beantwoorden.

Stap 2: kies kanalen die bij de functie passen

Waar je de vacature plaatst, hangt af van wie je zoekt. MKB Servicedesk noemt in zijn overzicht van wervingskanalen onder meer het soort vacature, de doelgroep, het bereik (een online platform of juist de lokale krant) en je budget als criteria. Een praktische vertaling daarvan:

Situatie Logisch kanaal Let op
Herkenbare functie met veel aanbod Algemene vacaturesites en je eigen website Veel reacties, dus snel schiften
Specialist of schaars vakgebied Vaknetwerken, LinkedIn, gericht benaderen Weinig reacties, dus elke kandidaat telt
Werk in de eigen regio Regionale kanalen, lokale media, social media Benoem plaats en reistijd duidelijk
Elke vacature Je eigen medewerkers en hun netwerk Vraag het actief, niet alleen via een mail

Die laatste rij wordt het vaakst vergeten. Verzekeraar a.s.r. adviseert in zijn artikel over werving in een krappe arbeidsmarkt om eerst je eigen personeel te informeren en medewerkers de vacature te laten delen in hun sociale netwerk. Bij een klein bedrijf kennen medewerkers vaak precies de mensen die je zoekt.

Hoe je een vacature daarna actief onder de aandacht houdt, lees je in ons stuk over jobmarketing. Zoek je vakmensen, dan helpt technische vacatures invullen je verder.

Stap 3: reageer snel en vraag door op de harde eisen

Hier gaat het bij bedrijven zonder HR-afdeling het vaakst mis. De vacature levert reacties op, maar niemand heeft tijd om ze dezelfde dag op te pakken. Na een paar dagen bel je, krijg je de voicemail, stuur je een mail, en hoor je niets meer. Intussen heeft de kandidaat al met een ander bedrijf gesproken.

Een werkbaar antwoordritme ziet er zo uit:

  1. Direct na de sollicitatie: een persoonlijk bericht met een bedankje en twee of drie korte vragen over de harde eisen.
  2. Geen reactie: een vriendelijke herinnering, op een ander moment van de dag.
  3. Voldoet aan de eisen: een voorstel voor een kennismaking, met concrete tijden.
  4. Voldoet niet: een nette, snelle afwijzing. Ook die kandidaat praat later over je bedrijf.

Dit ritme handmatig volhouden lukt bijna niemand, zeker niet als sollicitaties 's avonds of in het weekend binnenkomen. Daarom automatiseren veel werkgevers juist deze stap. Evaa start bijvoorbeeld binnen vijf minuten na een sollicitatie een WhatsApp-gesprek, ook buiten werktijden, stelt de vragen die bij die vacature horen en volgt zelf op als iemand niet reageert. Hoe dat in de praktijk loopt, staat op onze pagina over sollicitanten automatisch opvolgen. Twijfel je welk kanaal het beste werkt, dan zetten we WhatsApp, bellen en e-mail naast elkaar.

Stap 4: selecteer met vaste vragen en een scoreformulier

Zonder HR-specialist is de neiging groot om op gevoel te kiezen: een goed gesprek, een klik. Dat voelt efficiënt, maar je vergelijkt kandidaten dan op verschillende dingen. Een eenvoudige structuur maakt het eerlijker en sneller.

KIS adviseert in dezelfde infographic:

  • een scoreformulier per kandidaat, gebaseerd op je maximaal vijf competenties;
  • een gestructureerd interview met dezelfde vragen in dezelfde volgorde voor iedere kandidaat;
  • doorvragen met de STARR-methode: Situatie, Taak, Actie, Resultaat en Reflectie.

Zo werkt dat in een gesprek. Je vraagt: “Vertel over een keer dat een klant ontevreden was over je werk.” Daarna vraag je door: wat was de situatie, wat was jouw rol, wat deed je precies, hoe liep het af, en wat zou je nu anders doen? Je scoort het antwoord direct na het gesprek, voordat je de volgende kandidaat spreekt.

Laat bij voorkeur twee mensen het gesprek voeren of de scores invullen, bijvoorbeeld de eigenaar en de toekomstige leidinggevende. Vergelijk de scores pas als je allebei hebt gescoord. Zo hoor je elkaars mening niet voordat je die van jezelf hebt gevormd.

Vragen die je niet stelt

Ondernemersplein, het loket van de overheid voor ondernemers, zegt in het stappenplan personeel aannemen dat je in sollicitatiegesprekken geen vragen stelt over gezondheid of het privéleven, zoals over het gezin of een kinderwens. Houd het gesprek bij het werk. Brengt een kandidaat zelf zoiets ter sprake, neem het dan niet mee in je beoordeling. Weet je niet zeker of een vraag mag, bijvoorbeeld over een medische keuring voor zwaar fysiek werk, leg dat dan eerst voor aan een arbeidsjurist of je arbodienst.

De regels die ook zonder HR-afdeling gelden

Een klein bedrijf heeft dezelfde plichten als een groot bedrijf. Volgens het stappenplan van Ondernemersplein volg je bij het zoeken naar personeel de regels voor gelijke behandeling, en geldt de AVG onder meer bij screening, werving en selectie en het aanleggen van een personeelsdossier.

Veel werkgevers houden daarnaast de Sollicitatiecode van NVP aan, in de versie van juli 2025. Daaruit zijn voor een kleine werkgever vooral deze afspraken bruikbaar:

  • Je behandelt alle informatie van sollicitanten vertrouwelijk en zorgvuldig.
  • Gegevens van afgewezen kandidaten vernietig je binnen vier weken na de afwijzing, tenzij je iets anders afspreekt.
  • Wil je iemand langer in je bestand houden, dan vraag je daar toestemming voor, en na een jaar vraag je die opnieuw.
  • Gebruik je informatie uit openbare bronnen of van derden, dan vermeld je de bron en ben je daar transparant over, omdat zulke informatie niet altijd betrouwbaar is.

De recruitmentcode die de Rijksuniversiteit Groningen publiceert voegt daar een nuttig principe aan toe: gebruik alleen informatie die nodig is om te beoordelen of iemand geschikt is.

In de praktijk betekent dit: één plek waar sollicitatiegegevens staan, niet verspreid over privémailboxen en telefoons, en een vaste moment waarop je oude gegevens opruimt. Een praktische uitwerking voor kleine teams vind je in deze gids over AVG in recruitment. Werk je met WhatsApp of AI, lees dan ook mag je sollicitanten via WhatsApp benaderen en AI in recruitment en de AVG.

Wat je kunt automatiseren en wat niet

Zonder HR-afdeling is tijd je schaarste. Automatiseer daarom het herhalende werk en houd het oordeel bij jezelf.

Taak Automatiseren? Wat jij nog doet
Eerste reactie op een sollicitatie Ja De toon en de vragen bepalen
Vragen naar harde eisen Ja De eisen per vacature vastleggen
Opvolgen bij geen reactie Ja Niets, behalve het overzicht bekijken
Antwoorden samenvatten Ja Lezen en beslissen wie je spreekt
Kandidaten bijhouden per fase Ja Collega’s laten meekijken en reageren
Gesprekken plannen Grotendeels Je beschikbaarheid doorgeven
Het sollicitatiegesprek Nee Zelf voeren, met je scoreformulier
De aannamebeslissing Nee Zelf nemen

In Evaa zit dat bovenste deel in één omgeving: de vacaturevragen, de opvolging, de voorselectie op harde eisen, een samenvatting van de antwoorden en een kandidatenoverzicht waarin collega’s meekijken en opmerkingen toevoegen. Gebruik je al een ATS, dan koppel je dat via Zapier, zonder het te vervangen.

Een werkritme van vier weken

Heb je nog nooit gestructureerd geworven, gebruik dan dit ritme voor je eerstvolgende vacature.

Week 1: voorbereiden. Schrijf de wervingsopdracht, zet de vacaturetekst op je website, bepaal je voorselectievragen en spreek af wie wat doet. Regel ook hoe sollicitaties binnenkomen en wie ze beantwoordt.

Week 2: publiceren en reageren. Zet de vacature op de kanalen uit stap 2 en vraag je medewerkers om hem te delen. Beantwoord elke sollicitatie dezelfde dag, of laat dat automatisch gebeuren.

Week 3: bijsturen. Kijk waar kandidaten vandaan komen en waar ze afhaken. Weinig reacties? Pas de tekst of het kanaal aan. Veel reacties maar weinig geschikte? Scherp je harde eisen aan. Veel geschikte kandidaten die niet reageren? Dan zit het probleem in je opvolging.

Week 4: beslissen. Voer de gesprekken, vergelijk de scores en neem een besluit. Lukt dat niet, kies dan bewust: doorgaan, je aanbod aanpassen of hulp inschakelen.

Vier weken van voorbereiding tot besluit

Herkenbaar dat het juist in week 3 vastloopt? Ons artikel over personeel werven en waar het misgaat gaat dieper in op de meest voorkomende lekken.

Wanneer externe hulp loont

Soms meldt de juiste kandidaat zich niet, hoe goed je proces ook is. a.s.r. noemt het in zijn artikel over werving dan een optie om een recruitmentbureau of headhunter in te schakelen, en wijst erop dat dit vaak een kostbare oplossing is.

Maak daarom eerst het onderscheid tussen twee problemen:

  • Je bereikt de juiste mensen niet. Dan helpt een bureau met een netwerk in jouw vakgebied, of een uitzendbureau voor tijdelijk werk.
  • Je bereikt ze wel, maar ze haken af. Dan zit het probleem in snelheid en opvolging, en dat los je op door die stap te automatiseren.

Veel werkgevers betalen voor het eerste terwijl ze het tweede probleem hebben. Werk je wel met een bureau, dan is het goed om te weten dat ook recruitment- en uitzendbureaus Evaa gebruiken om hun sollicitanten op dezelfde manier op te volgen. Meer daarover lees je in vacatures moeilijk in te vullen.

Ons perspectief: de eerste vijf minuten tellen het zwaarst

Wij zien bij werkgevers zonder HR-afdeling steeds hetzelfde patroon. Het probleem is zelden dat er niemand solliciteert. Het probleem is dat een sollicitatie binnenkomt op een moment dat niemand tijd heeft, en dat de kandidaat pas dagen later iets hoort. Dan is die al verder.

Daarom bouwden we Evaa rond het eerste contact. Binnen vijf minuten na een sollicitatie krijgt de kandidaat een WhatsApp-bericht met vragen die bij die vacature horen, ook om tien uur 's avonds of op zondag. Reageert iemand niet, dan volgen we zelf op. Jij ziet de volgende ochtend een overzicht met samengevatte antwoorden en weet direct wie aan de harde eisen voldoet.

We geloven dat een klein bedrijf geen HR-afdeling nodig heeft om goed te werven. Wel een proces dat niet afhangt van wie er toevallig tijd heeft. Klanten in onder meer de techniek en de kinderopvang besparen zo veel tijd en krijgen betere kandidaten aan tafel. Het gesprek en de keuze blijven van jou. Het najagen nemen wij over.

de redactie

Zo neemt Evaa het eerste gesprek over

Wil je werven zonder HR-afdeling en toch elke sollicitant binnen minuten spreken? Evaa voert het eerste gesprek via de officiële WhatsApp Business API van Meta, stelt je vacaturevragen, volgt op en zet alles in een helder kandidatenbord. Je hebt geen eigen WhatsApp-nummer nodig en je bestaande ATS blijft gewoon in gebruik.

Evaa

Je begint met een gratis proefperiode. Daarna kies je een pakket: Starter voor € 197 per maand, Groei voor € 497 per maand of Pro voor € 897 per maand. Voor bureaus die meerdere klanten bedienen is er een Agency-pakket. Bekijk alle pakketten en prijzen of lees eerst hoe WhatsApp-recruitment met Evaa werkt.

Veelgestelde vragen

Heb ik een HR-afdeling nodig als ik maar een paar mensen per jaar aanneem?

Nee. Het aantal aannames zegt weinig over hoeveel werk werving kost, want elke vacature vraagt om voorbereiding, opvolging en selectie. Wat je wel nodig hebt, is één vaste eigenaar van het proces en afspraken over wie beslist. Het herhalende deel, zoals eerste contact en opvolging, kun je automatiseren.

Hoe snel moet ik reageren op een sollicitatie?

Zo snel mogelijk, liefst dezelfde dag en het beste binnen minuten. Hoe langer je wacht, hoe groter de kans dat een kandidaat al met een andere werkgever in gesprek is. Een automatisch, persoonlijk bericht met een paar vragen over de harde eisen houdt de kandidaat betrokken tot jij tijd hebt.

Hoe lang mag ik gegevens van afgewezen sollicitanten bewaren?

De Sollicitatiecode van NVP gaat uit van vernietiging binnen vier weken na de afwijzing, tenzij je iets anders afspreekt met de kandidaat. Wil je iemand langer bewaren voor een toekomstige vacature, vraag dan toestemming en vraag die na een jaar opnieuw. Twijfel je over je eigen situatie, leg die dan voor aan een privacyjurist.

Kan ik sollicitanten via WhatsApp benaderen zonder eigen zakelijk nummer?

Met Evaa wel. Evaa werkt via de officiële WhatsApp Business API van Meta en je hebt er geen eigen WhatsApp-nummer voor nodig. Je kunt het naast je huidige ATS gebruiken, gekoppeld via Zapier.

Bronnen

Aanbevelingen